Prace wdrożeniowe
W zakres prac wdrożeniowych powinny wchodzić:
- przygotowanie do wdrożenia polegające na zainstalowaniu sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem, oraz prace marketingowe mające na celu zapoznanie kadry zarządzającej z ogólnymi możliwościami systemu, kierunkami ewentualnej jego rozbudowy i zasad współpracy z innymi systemami.
- wprowadzenie odpowiednich baz danych zawierające minimalne informacje umożliwiające rozpoczęcie działalności, doradztwo świadczone na rzecz odpowiednich działów firmy w zakresie budowania bazy indeksowej, kodyfikacji i normowania prowadzących do utworzenia spójnych baz danych możliwych do przenoszenia między działami.
- nadzór na próbną eksploatacją na danych rzeczywistych, na tym etapie powstają także przy współudziale pracowników instrukcje wewnątrzzakładowe pozwalające na unikanie licznych błędów ze strony użytkownika w trakcie eksploatacji. Dobrą zasadą powinno być odnotowywanie własnych spostrzeżeń i doświadczeń co do tego jak rozwiązać jakiś problem, a w przypadku napotkania na trudności najpierw sprawdzenie czy w instrukcji są odpowiednie rozporządzenia co do postępowania w konkretnej sytuacji. Obsługujący winni być odpowiedzialni za prawidłową eksploatację, a przypadkach niejasności szukać rozwiązań u innych użytkowników, w instrukcji lub u dostawcy oprogramowania.
- strojenie systemu polegające na dopasowywaniu ustawień systemu do potrzeb użytkownika oraz szkolenia służb użytkownika w zakresie ogólnych zasad współpracy, zasad wypełniania i kontroli dokumentów źródłowych.
Z przedstawionego zakresu wynika, że z pośród osób odpowiedzialnych za eksploatację systemu musi przynajmniej jedna posiadać niezbędny poziom ogólnej wiedzy teoretycznej i praktycznej dotyczącej komputerów i systemów informatycznych. Nie chodzi tu o poznanie szczegółowej budowy i zasady działania komputera, systemu operacyjnego itp., ale o ogólną znajomość sprzętu, klawiatury, obsługi drukarki, napędu dyskietek. Pierwsze wdrożenia powinny być realizowane przez zespół autorski programu (lub dystrybutorów) przy współudziale pracowników odpowiedniego działu posiadających pewną wiedzę informatyczną. Kolejne wdrożenia mogą odbywać się na zasadzie siłami własnymi, z tym że powinna być możliwość krótkoterminowego zaangażowania pracowników zespołu autorskiego (pożyteczne jest przy tym podpisanie stosownej umowy o opiece autorskiej).
Innym zagadnieniem w procesie wdrażania systemów jest właściwy wybór momentu, od którego ma on realizować przewidywane funkcje. Dotyczy to głównie systemów, które tworzą bazę danych i aktualizują ją bieżącymi zdarzeniami transakcyjnymi np. gospodarka magazynowa, system finansowo-księgowy itp. Uwzględniając wymóg rozpoczęcia działania systemu od ściśle ustalonego momentu (terminu) np. otwarcie roku kalendarzowego (bilans otwarcia), inwentura, itp. Należy przyjmując odpowiednie rezerwy, planować przebieg wdrożenia i testowania systemu. Plan powinien uwzględniać termin, do którego powinna być założona baza danych, termin doprowadzenia do zgodności danych w bazie systemu komputerowego z systemem prowadzonym tradycyjnie (salda, stany końcowe, inne), oraz termin wstrzymania całkowitego lub etapowego działania systemu tradycyjnego.*
Chcielibyśmy zwrócić szczególną uwagę na fakt, że zbyt szybkie i powierzchowne wdrożenie systemu informatycznego może poważnie zakłócić działania przedsiębiorstwa. Przedwczesne porzucenie tradycyjnych metod pracy, silny nacisk na natychmiastowe wdrożenie bez uporządkowania baz indeksowych lub bilansu otwarcia mogą doprowadzić do sytuacji kontrowersyjnych lub kryzysowych (negatywne stosunek do sprzętu, programu i osób wdrażających), a strojenie systemu w takich warunkach jest niezwykle trudne i kosztowne.
Warunki konieczne do wdrożenia systemu Kierownictwo przedsiębiorstwa musi być świadome informacyjnych potrzeb swojej działalności, jak również orientować się w możliwościach i ograniczeniach technologii informatycznej
- Uczestnictwo wyższego kierownictwa i bezpośrednich użytkowników jest nieodzowne do rozpoznania potrzeb przyszłego systemu
- Otoczenie organizacyjne musi stwarzać warunki do identyfikacji i oceny szans strategicznych zastosowań informatyki
- Pracownicy wszystkich stopni muszą uznać i akceptować kluczową rolę informatycznego wspomagania procesów zarządzania w przedsiębiorstwie przy jednoczesnym przyzwoleniu na podejmowanie wiążącego się z tym ryzyka
- Działanie zmierzające do wdrożenia zaawansowanych rozwiązań informatycznych muszą być traktowane w kategorii inwestycji gospodarczej, a z uwagi na stopień trudności w kategorii złożonego przedsięwzięcia informatycznego.
- Podnoszenie kwalifikacji użytkowników systemu