Obieg dokumentów w magazynie wysokiego składowania - od ZPZ do WZ

Magazyn bez dokumentów nie ma historii. Każdy ruch towaru musi zostawić zapis, z którego da się odtworzyć stan na dowolny dzień. Studio WMS.net generuje te zapisy automatycznie na podstawie skanów, a ta strona porządkuje ich rodzaje i pokazuje, w jakiej kolejności powstają.

Rodzaje dokumentów magazynowych

Dokumenty dzielą się według kierunku ruchu towaru. Jedne rejestrują dostawy od kontrahentów zewnętrznych, inne wydania do klientów. Osobną grupę tworzą dokumenty wewnętrzne. Zmieniają one miejsce albo opakowanie towaru, a czasem korygują tylko wartość zapisu, nie ilość ogólną.

Wyszukiwarka obejmuje wszystkie typy dokumentów jednocześnie. Operator filtruje je po typie i dacie. Wynik zawęża dodatkowo po kontrahencie albo statusie realizacji. Z listy otwiera dokument lub sprawdza historię zmian, a wydruk ma pod ręką, bez przełączania się między modułami.

Obieg od zlecenia do zatwierdzenia

Standardowy obieg zaczyna się od zlecenia. ZPZ albo ZWZ jest dokumentem planistycznym: opisuje, co ma wejść do magazynu albo go opuścić. Magazynier realizuje zlecenie dokumentem PZ lub WZ, który powstaje na jego podstawie i podpowiada pozycje do skompletowania.

Dokument WZ Studio WMS.net zatwierdza się po potwierdzeniu powiązanej zmiany lokalizacji i wprowadzeniu kodu autoryzacji, który system generuje przy zatwierdzeniu awiza wydania. Dopiero zatwierdzony dokument zamyka operację i uruchamia powiadomienie dla kontrahenta. Pełny przebieg wydania opisuje strona o wydaniu z magazynu, a przyjęcia strona o przyjęciu do magazynu.

Lista wydań prezentuje numer dokumentu i odbiorcę. Osobne kolumny pokazują planowaną datę oraz status, który wskazuje etap realizacji.

• Oczekujący na kompletację. Dokument zapisano, ale operator nie rozpoczął pobrań.
• Skompletowany. Wszystkie pozycje zebrano z lokalizacji i potwierdzono skanem.
• Wydany. Magazynier zatwierdził dokument po kodzie autoryzacji.
• Zamknięty. Dokument jest rozliczony i trafił do archiwum zestawień.

Zasada obiegu: zatwierdzony dokument koryguje się kolejnym dokumentem, a nie edycją. Historia zapisów pozostaje wtedy kompletna. Audytor widzi pierwotny błąd i sposób jego poprawienia.

Przyjęcia i wydania bez wcześniejszego planu obsługują dokumenty PZB i WZB. WZB nie wymaga zlecenia wydania i przydaje się przy pilnych odbiorach. Tam, gdzie liczy się audyt, lepiej stosować zlecenia, bo porównanie planu z wykonaniem wykrywa braki w kompletacji.

Po co firmie pełna dokumentacja magazynowa

Dokumenty spełniają trzy funkcje naraz, choć najczęściej widać tylko jedną. Pierwsza to kontrola: ścisła ewidencja ruchu ogranicza pomyłki i nadużycia. Druga to zgodność z przepisami, bo prowadzenie dokumentacji jest warunkiem audytów oraz rozliczeń podatkowych. Trzecia to planowanie, ponieważ historia dokumentów pokazuje sezonowość i rotację.

W praktyce liczy się jeszcze reklamacja. Gdy klient kwestionuje dostawę, dokument WZ z partią i numerem palety rozstrzyga spór w kilka minut. Dlatego pozycje dokumentów niosą indeks i lokalizację. Zawierają też partię oraz numer palety, a nie tylko ilość towaru. Więcej o polach pozycji pisze strona o roli dokumentów w systemie WMS.

Przesunięcia międzymagazynowe i towar w drodze

Dokument MM przekazuje towar z jednego magazynu do drugiego w obrębie firmy. Dotyczy to obiektów oddzielonych fizycznie oraz stref w jednym budynku. Odmianą MM są dokumenty Mw i Mp, które pozwalają rozdzielić wydanie i przyjęcie w czasie.

• Magazyn wydający. Zapis wydania zdejmuje towar ze stanu i księguje go na koncie towaru w drodze.
• Magazyn docelowy. Dokument Mp powstaje automatycznie jako zapis do zatwierdzenia albo wystawia się go ręcznie po dostarczeniu towaru.

Zatwierdzenie Mp zamyka obieg i daje ten sam efekt co zwykłe MM. Pośrednia faza ma jednak zaletę: kierownik kontroluje towar w drodze i bilansuje ilości wydane z przyjętymi. Przesunięcia wewnątrz jednego obiektu opisuje strona o operacjach wewnętrznych.

Przepakowanie dokumentami RW i PW

Przepakowanie rozbija się na dwa dokumenty ze statusem P. Rozładunek palet do przepakowania rejestruje RW, czyli wydanie wewnętrzne, a załadunek na nowe palety rejestruje PW, czyli przyjęcie wewnętrzne. W obu dokumentach wybiera się kontrahenta w nagłówku, a w pozycjach widać listę jego towarów.

Przepakowanie ma własne zasady rozliczeń. Czas wyładunku nie jest rejestrowany, a przepakowanie nie wchodzi do zestawień kosztów. Gdy towar trafia na mniejsze palety, system stosuje współczynnik kosztów magazynowania.

• Współczynnik. Definiuje się go w kartotece cennikowej kontrahenta.
• Stawka. Stawka za paletę ze współczynnikiem jest iloczynem stawki podstawowej i współczynnika, więc przy wartości 0,5 palecie przypada połowa stawki.
• Cel. Mniejsze palety zajmują mniej miejsca, więc nie powinny kosztować tyle co pełna jednostka.
• Raport. Zestawienie kosztów pokazuje stawkę po przeliczeniu, a nie podstawową.

Dokumenty paletowe i obieg palet

Dokumenty paletowe obejmują tworzenie palet MIX oraz rozliczanie palet z kontrahentami. Powiązane z przyjęciami i wydaniami, pozwalają kontrolować obrót nośnikami, a zarazem proces paletyzacji. System ułatwia generowanie takich dokumentów, a ewidencja palet pokazuje lokalizację nośnika i jego zawartość.

Paleta ma w ewidencji numer SSCC albo własny kod kreskowy. Operator widzi, które nośniki czekają na odłożenie, które są skompletowane, a które zablokowane do kontroli jakości. Dokument paletowy łączy te informacje z kontrahentem, więc rozliczenie obrotu opakowaniami opiera się na zapisach, a nie na szacunku.

Dokumenty a systemy zewnętrzne

Dokumenty wchodzą do magazynu także spoza hali. Zamówienie sprzedaży z systemu ERP tworzy zlecenie wydania, a po realizacji informacja o zmianie stanów wraca do księgowości. Kontrahent może też przysłać dokument elektroniczny, jeśli poda strukturę pliku wymiany danych, i wtedy system rejestruje WZ w buforze bez ręcznego wpisywania.

Takie połączenia skracają obieg i eliminują dwukrotne wprowadzanie tych samych danych. Warianty integracji z systemem klasy SAP opisuje strona o integracji z SAP. Wymiana plików wymaga uzgodnienia kodowania indeksów po obu stronach, bo różne numery w ERP i WMS wydłużają obieg bardziej niż sam transfer.

Numeracja dokumentów bez luk

Numer dokumentu musi być unikalny i rosnący w obrębie typu oraz roku. W bazie SQL Server pokusa polega na użyciu obiektu SEQUENCE, ale numeracja z niego ma luki: wycofana transakcja nie zwraca pobranej wartości. Dla dokumentów księgowych, które nie dopuszczają przerw, stosuje się licznik w tabeli. Poniższy przykład jest ilustracyjny i nie przedstawia kodu produktu.

BEGIN TRAN;

DECLARE @Numer int;
UPDATE dbo.LicznikiDokumentow
SET @Numer = Ostatni = Ostatni + 1
WHERE TypDokumentu = 'PZ' AND Rok = 2026;

INSERT dbo.Dokumenty (TypDokumentu, Rok, Numer, KontrahentId)
VALUES ('PZ', 2026, @Numer, @KontrahentId);

COMMIT;

Polecenie UPDATE zakłada blokadę na wierszu licznika i trzyma ją do COMMIT. Kolejna sesja czeka na zwolnienie, więc dwa terminale nie dostaną tego samego numeru. Wycofanie transakcji cofa też zwiększenie licznika, dlatego numeracja nie ma przerw. Numer przydziela się możliwie późno, tuż przed zapisem dokumentu, żeby blokada trwała krótko. Kosztem jest kolejka na jednym wierszu przy bardzo dużym ruchu, więc licznik prowadzi się osobno dla każdego typu i roku. Zasady blokad opisuje przewodnik po blokadach i wersjonowaniu wierszy.

Protokoły uszkodzeń i zagubień

Protokół uszkodzeń opisuje rodzaj uszkodzenia i jego przyczynę. Dopisuje też działania naprawcze. Dokument jest potrzebny do dochodzenia roszczeń wobec dostawcy lub przewoźnika, bo dowodzi, w którym momencie obiegu towar utracił wartość. Protokół zagubień opisuje okoliczności zaginięcia i kroki podjęte w celu odnalezienia towaru.

Różnice wykryte podczas spisu korygują dokumenty Px i Rx. Procedurę liczenia i wyceny rozbieżności omawia artykuł o inwentaryzacji w magazynie. Numer paletowy w dokumentach ma postać SSCC, którego zasady określa standard GS1 SSCC.

Pytania i odpowiedzi o rodzaje dokumentów magazynowych

Glosariusz pojęć związanych z dokumentami magazynowymi

ZPZ

Zlecenie przyjęcia do magazynu. Dokument planistyczny poprzedzający przyjęcie fizyczne dokumentem PZ.

PZ

Przyjęcie zewnętrzne. Dokument rejestrujący dostawę od kontrahenta, jej ilość i lokalizację odłożenia.

ZWZ

Zlecenie wydania z magazynu. Dokument planistyczny, na którego podstawie powstaje wydanie WZ.

WZ

Wydanie zewnętrzne. Dokument potwierdzający zdjęcie towaru ze stanu i przekazanie go odbiorcy.

ZL

Zmiana lokalizacji. Dokument przeniesienia palety z miejsca pobrania do miejsca składowania.

MM

Przesunięcie międzymagazynowe. Dokument przekazania towaru między magazynami tej samej firmy.

Status P

Oznaczenie dokumentów RW i PW używanych przy przepakowaniu towaru.

Współczynnik kosztów magazynowania

Mnożnik stawki podstawowej stosowany przy przepakowaniu na mniejsze palety, definiowany w kartotece cennikowej kontrahenta.

SEQUENCE

Obiekt SQL Server generujący kolejne liczby. Wycofana transakcja nie zwraca pobranej wartości, więc numeracja może mieć luki.

Warto przeczytać