VSS - przejrzyste SLA i lepsza współpraca z przewoźnikami

Spór o to, czy ciężarówka spóźniła się o dwie godziny, kończy się zwykle tym samym: jedna strona ma zeszyt z bramy, druga własną pamięć kierowcy. Studio VSS.net zapisuje czas każdego zdarzenia w chwili, gdy ono zachodzi, więc obie strony odwołują się do jednego rejestru. Z zapisów powstają wskaźniki SLA, które można wpisać do umowy i sprawdzać co miesiąc.

Dlaczego umowa SLA z przewoźnikiem bywa martwym zapisem

Umowa określa dopuszczalne odchylenie od awizowanego okna, maksymalny czas oczekiwania na rampie i dyscyplinę zgłoszeń. Bez pomiaru nie ma jednak czego egzekwować. Definicje SLA i pokrewnych pojęć łańcucha dostaw porządkuje słownik terminologii CSCMP.

Ręczne notatki ochrony powstają po fakcie i mają luki. Magazyn nie ułoży rankingu przewoźników na takich danych, a przewoźnik nie ma podstaw, by zakwestionować zarzut, który uważa za niesłuszny. Rola awizacji w organizacji ruchu na placu jest opisana w artykule o awizacji w transporcie.

Znaczniki czasu w cyklu obsługi pojazdu

VSS oznacza czasem każde zdarzenie od wjazdu przez awizowaną bramę po zamknięcie procesu przy rampie. Zapis powstaje bez udziału operatora, więc nie ma w nim ani pomyłki, ani subiektywnej interpretacji. Dostawa zostawia uporządkowany ślad czasowy, który da się odtworzyć w dowolnym momencie.

Kierowca potwierdza przyjazd skanem kodu albo numerem awizacji. System porównuje tę godzinę z zarezerwowanym oknem i od razu pokazuje, czy pojazd przyjechał w terminie, czy z opóźnieniem. Magazyn powołuje się wtedy na zapis systemowy, a nie na relację jednej ze stron.

Odcinek czasu	Granice pomiaru	Kogo dotyczy
Odchylenie od okna	godzina przyjazdu względem zarezerwowanego okna	przewoźnika
Oczekiwanie na rampę	od wjazdu na plac do rozpoczęcia obsługi	organizację pracy magazynu
Rozładunek lub załadunek	od rozpoczęcia do zamknięcia operacji przy rampie	obie strony, zależnie od przyczyny
Cały pobyt na placu	suma trzech odcinków	rozliczenie przestoju

Reguła: czas oczekiwania na rampie nie obciąża przewoźnika. Jeżeli pojazd przyjechał w oknie, a czekał na wolną bramę, opóźnienie wynika z pracy magazynu, i dopiero rozdzielenie obu odcinków pozwala to wykazać.

Przykład rozliczenia jednej dostawy

Dostawa jest awizowana na okno 10:00-10:30. Kierowca potwierdza przyjazd o 10:20, obsługa rampy rozpoczyna się o 11:50, a operacja kończy się o 12:35. Przewoźnik zmieścił się w oknie, czekał 90 minut, a sam rozładunek trwał 45 minut.

Bez rozdzielenia odcinków magazyn zapisałby po prostu, że dostawa zajęła dwie godziny i piętnaście minut, i uznałby ją za długą. Z rozdzieleniem widać, że 90 minut to oczekiwanie przy bramie. Przykład jest umowny, ale pokazuje mechanizm, który decyduje o tym, kto w danym sporze ponosi odpowiedzialność.

Punktualność przewoźnika w zapytaniu T-SQL

Znaczniki leżą w bazie SQL Server, więc wskaźniki liczy się zwykłym zapytaniem agregującym. Poniższy przykład jest ilustracyjny i nie pokazuje kodu produktu. Nazwy tabeli i kolumn są umowne. Zapytanie zwraca dla każdego przewoźnika odsetek wjazdów w oknie oraz średni czas oczekiwania i obsługi z ostatnich 30 dni.

SELECT PrzewoznikId,
       COUNT(*) AS Dostawy,
       100.0 * SUM(CASE WHEN WjazdAt BETWEEN OknoOd AND OknoDo
                        THEN 1 ELSE 0 END) / COUNT(*) AS ProcentWOknie,
       AVG(DATEDIFF(MINUTE, WjazdAt, PoczatekObslugiAt)) AS SrCzekanieMin,
       AVG(DATEDIFF(MINUTE, PoczatekObslugiAt, KoniecObslugiAt)) AS SrObslugaMin
FROM dbo.Awizacje
WHERE WjazdAt >= DATEADD(DAY, -30, SYSDATETIME())
GROUP BY PrzewoznikId
ORDER BY ProcentWOknie;

Zapytanie filtruje po dacie wjazdu i grupuje po przewoźniku, więc przy dużej tabeli potrzebuje indeksu na tych kolumnach. Bez niego silnik czyta całą tabelę, co plan wykonania pokazuje jako Table Scan. Składnię opisuje dokumentacja CREATE INDEX w SQL Server.

Parametry, które zmieniają wynik

• Tolerancja okna. Umowa określa, czy wjazd kilka minut po końcu okna liczy się jako spóźnienie. Zapytanie z BETWEEN przyjmuje tolerancję zerową.
• Okres rozliczeniowy. Miesiąc wygładza pojedyncze incydenty, tydzień szybciej pokazuje pogorszenie.
• Zdarzenia wyłączone. Awaria bramy po stronie magazynu nie powinna obciążać statystyki przewoźnika, więc umowa musi nazwać takie przypadki.
• Brakujące znaczniki. Pusta wartość w kolumnie czasu omija AVG, więc wiersze bez pełnego cyklu trzeba policzyć osobno.

Jak zapisać SLA, żeby dało się je liczyć

Miara działa tylko wtedy, gdy umowa wskazuje, które zdarzenie zamyka dany odcinek. Warto zapisać, że godziną przyjazdu jest potwierdzenie kierowcy w systemie, a źródłem rozstrzygającym jest rejestr VSS. Bez takiego zdania każda strona może liczyć czas od innego momentu, na przykład od chwili, gdy pojazd stanął w kolejce przed bramą.

Drugim warunkiem jest przepustowość. Każde okno ma ograniczoną liczbę miejsc dopasowaną do liczby ramp, więc przewoźnik nie rezerwuje terminu, którego magazyn nie jest w stanie obsłużyć. SLA liczone przy oknach większych niż możliwości rampy mierzy przeciążenie magazynu, a nie punktualność kierowców.

Raporty cykliczne zamiast reklamacji

Zestawienia pokazują, jaki odsetek awizowanych okien przewoźnik dotrzymał w wybranym okresie i które dostawy odbiegały od planu. Typowe miary to liczba dostaw w terminie, liczba spóźnień powyżej progu i średnie odchylenie od awizowanej godziny. Powtarzające się opóźnienia widać jako wzorzec, a nie jako pojedynczy incydent.

Przewoźnik wie, że punktualność jest podsumowywana regularnie, więc traktuje okno jako zobowiązanie. Ranking ma sens dopiero przy wystarczającej liczbie dostaw: trzy kursy w miesiącu nie dowodzą wzorca, a trzydzieści już tak. Porównuje się też przewoźników o podobnym profilu tras, żeby dalekie kursy zagraniczne nie wypadały gorzej niż dostawy lokalne z powodu samej odległości. Szczegóły rezerwacji okien opisuje strona o awizacjach VSS.net.

Te same liczby po obu stronach

Przewoźnik sprawdza w systemie, o której zgłosił się do rozładunku, ile czekał na rampę i ile trwała obsługa. Jeśli spóźnienie wynikało z kolejki przy bramie, widać to w danych, a nie w tym, czyja wersja zostanie przyjęta. Rozmowa przechodzi od wzajemnych zarzutów do wspólnego odczytu faktów.

Zapisy trafiają dalej do WMS i ERP, a sposób wymiany danych opisuje artykuł o integracji VSS z WMS i ERP.

Wspólny rejestr nie wyklucza błędów, na przykład skanu wykonanego przy innym pojeździe. Procedura reklamacyjna powinna więc przewidywać zgłoszenie wątpliwego wpisu w ustalonym terminie, z numerem awizacji w temacie. Korektę warto odnotować obok pierwotnego wpisu, żeby nie znikała bez śladu.

Dane SLA w negocjacjach i planowaniu floty

Zamiast twierdzić, że przewoźnik często się spóźnia, dział logistyki podaje odsetek dostaw w oknie z konkretnego okresu i porównuje go z innymi dostawcami. Na tej podstawie negocjuje się stawki i kary umowne. Przewoźnik o wysokiej punktualności ma dowód swojej rzetelności, a ten z powtarzającymi się opóźnieniami dostaje wskazany obszar do poprawy.

Po stronie przewoźnika dane o realnym czasie oczekiwania w danym magazynie trafiają do planowania tras. Planista wlicza bufor do kolejnych zleceń i rzadziej przekracza dopuszczalny czas pracy kierowcy z powodu nieprzewidzianej kolejki. Wymianę planów z systemami transportowymi opisuje strona o integracji TMS z YMS.

Przegląd z przewoźnikiem raz na kwartał

Spotkanie przeglądowe zaczyna się od zestawienia, które obie strony dostały przed rozmową. Najpierw omawia się odcinki leżące po stronie magazynu, na przykład długie oczekiwanie w godzinach szczytu, a dopiero potem punktualność przewoźnika. Taka kolejność pokazuje, że pomiar nie służy do jednostronnego karania.

Z przeglądu wynikają konkretne zmiany: przesunięcie okien na godziny mniejszego obciążenia, dodatkowa rampa dla wybranego przewoźnika albo zmiana tolerancji w umowie. Każda decyzja ma punkt odniesienia w liczbach z poprzedniego okresu, więc następny przegląd pokazuje, czy zmiana zadziałała.

Wskaźniki SLA monitorowane w VSS

• Zgodność z oknem. Odsetek dostaw przyjeżdżających w granicach zarezerwowanego okna, podstawowa miara dotrzymania SLA.
• Średni czas oczekiwania na rampie. Różnica między wjazdem a rozpoczęciem obsługi, wskazuje organizację pracy magazynu.
• Czas trwania rozładunku. Pozwala porównać rampy i zmiany robocze między sobą.
• Liczba spóźnień w miesiącu. Suma przekroczeń dopuszczalnego odchylenia, widoczna osobno dla każdego przewoźnika.

Podobne mierniki przydają się przy planowaniu pracy ramp w całym obiekcie. Opisuje je artykuł o eliminowaniu kolejek na placu, a obsługę zagranicznych kierowców opisuje strona o wielojęzycznej komunikacji w VSS.

Okna czasowe i rezerwacje ramp wpisują się w szerszy obraz opisany na stronie o awizacji dostaw i oknach czasowych transportu.

Pytania i odpowiedzi o SLA z przewoźnikami w VSS

Glosariusz pojęć związanych z SLA w transporcie

SLA

Service Level Agreement, umowa określająca mierzalne parametry usługi, na przykład dopuszczalne odchylenie od awizowanego okna czasowego.

Awizacja

Zapowiedź dostawy z datą, godziną i danymi pojazdu, zapisana w systemie przed przyjazdem na plac.

Okno czasowe

Przedział, w którym przewoźnik ma stawić się do rozładunku lub załadunku przy wskazanej rampie.

Znacznik czasu

Zapis daty i godziny zdarzenia, tworzony automatycznie w chwili jego wystąpienia.

YMS

Yard Management System, system zarządzania ruchem pojazdów na placu manewrowym i przydziałem bram.

Czas oczekiwania na rampie

Odcinek od wjazdu pojazdu na plac do rozpoczęcia jego obsługi.

Odchylenie od okna

Różnica między godziną faktycznego przyjazdu a granicami zarezerwowanego okna.

Plac manewrowy

Teren przed bramami magazynu, na którym pojazdy oczekują na obsługę i manewrują do ramp.