Inwentaryzacja w magazynie wysokiego składowania - arkusze spisu dla regałów

Spis z natury kończy się dopiero wtedy, gdy każda rozbieżność ma przyczynę. Potem dostaje wartość i dokument korygujący. W Studio WMS.net liczenie jest jednym z etapów, bo system porównuje ilości faktyczne z ewidencją i wycenia różnice po cenach ewidencyjnych.

Jak przebiega spis z natury w Studio WMS.net

Podstawą spisu jest arkusz inwentaryzacyjny. Kierownik otwiera go dla wybranego magazynu albo miejsc składowania. Zakres można zawęzić do asortymentu lub kontrahenta. Od tej chwili system wie, które pozycje trzeba przeliczyć. Lista arkuszy pokazuje datę otwarcia i zakres. Osobne kolumny informują o statusie oraz wyniku porównania stanów.

Operator skanuje na terminalu kod lokalizacji, potem kod towaru. Na końcu potwierdza ilość. Moduł przyjmuje ceny ewidencyjne oraz ilości faktyczne, więc porównanie dotyczy jednocześnie liczby sztuk i wartości. Dokumenty, które w trakcie liczenia pozostają w buforze, widać w tym samym module.

Etap	Co robi system	Kto działa
Otwarcie arkusza	Zapisuje zakres spisu: magazyn, lokalizacje, asortyment albo kontrahenta	Kierownik magazynu
Liczenie	Przyjmuje skany lokalizacji i towaru oraz ilości faktyczne	Operator z terminalem
Porównanie	Zestawia ilość faktyczną z ewidencyjną i wylicza różnicę	System
Zatwierdzenie	Tworzy dokumenty niedoborów i nadwyżek po akceptacji	Uprawniony użytkownik
Korekta stanu	Aktualizuje saldo i zachowuje historię operacji	System

Reguła: przed otwarciem arkusza zamknij otwarte dokumenty przyjęć i wydań dla liczonych lokalizacji. Towar, który zmienia miejsce w trakcie liczenia, zostanie policzony dwa razy albo wcale, a system pokaże to jako fałszywą rozbieżność.

Różnica inwentaryzacyjna i jej wartość

Różnica ma dwa kierunki. Niedobór oznacza stan faktyczny niższy od ewidencyjnego, nadwyżka oznacza stan wyższy. Sama liczba sztuk nie wystarcza do decyzji, bo paleta drogiego towaru waży w bilansie więcej niż kilkadziesiąt sztuk drobnicy. Dlatego system mnoży różnicę przez cenę ewidencyjną z kartoteki.

Niedobór jest też kosztem, który obniża wynik. Zysk netto to cena sprzedaży pomniejszona o pełne koszty operacyjne, a nie tylko o cenę zakupu. Strata magazynowa należy do tych kosztów i bez spisu pozostaje niewidoczna.

Zapytanie o różnice z wartością

Zestawienie różnic w bazie SQL Server opiera się na złączeniu stanu lokalizacji z pozycjami arkusza. Poniższy przykład jest ilustracyjny i nie przedstawia kodu produktu. Złączenie LEFT JOIN zwraca także lokalizacje, których nikt nie zeskanował, bo ilość faktyczna ma wtedy wartość NULL, a NULL nie jest zerem.

SELECT s.IndeksId, s.LokalizacjaId,
       s.Ilosc AS Systemowa,
       l.IloscFaktyczna AS Faktyczna,
       (l.IloscFaktyczna - s.Ilosc) * c.CenaEwidencyjna AS WartoscRoznicy
FROM dbo.StanyLokalizacji AS s
JOIN dbo.ArkuszeZakres AS z
     ON z.LokalizacjaId = s.LokalizacjaId AND z.ArkuszId = @ArkuszId
LEFT JOIN dbo.ArkuszePozycje AS l
     ON l.ArkuszId = z.ArkuszId
    AND l.IndeksId = s.IndeksId
    AND l.LokalizacjaId = s.LokalizacjaId
JOIN dbo.CenyEwidencyjne AS c ON c.IndeksId = s.IndeksId
WHERE l.IloscFaktyczna IS NULL OR l.IloscFaktyczna <> s.Ilosc;

Zapytanie działa szybko tylko przy indeksie złożonym tabeli pozycji, który zaczyna się od kolumny ArkuszId. Bez niego silnik przegląda całą tabelę przy każdym arkuszu. Składnię indeksów opisuje dokumentacja CREATE INDEX w SQL Server.

• Zakres arkusza. Lokalizacje spoza arkusza nie wchodzą do porównania, więc spis częściowy nie tworzy fałszywych niedoborów.
• Ilość NULL. Pozycja nieskanowana wymaga osobnej decyzji: ponowne liczenie albo uznanie za brak towaru.
• Cena ewidencyjna. Wycena idzie po cenie z kartoteki, więc towar bez ceny wypada ze złączenia INNER JOIN i trzeba go wykryć osobnym zapytaniem kontrolnym.
• Znak różnicy. Wartość ujemna oznacza niedobór, dodatnia nadwyżkę. Raport powinien sumować je osobno, bo saldo zeruje przeciwne błędy.

Towar bez ceny ewidencyjnej wykrywa osobne zapytanie: wystarczy złączenie LEFT JOIN z tabelą cen i warunek IS NULL po stronie cen. Takie pozycje trzeba uzupełnić w kartotece przed zatwierdzeniem arkusza, bo inaczej wartość różnic zaniży wynik spisu.

Rozliczenie różnic i dokumenty korygujące

Niedobór nie trafia od razu na koszty. Najpierw kierownik sprawdza historię lokalizacji i ostatnie operacje na danym indeksie, bo różnica często okazuje się towarem odłożonym w sąsiednie gniazdo albo dokumentem pozostawionym w buforze. Dopiero potwierdzony brak przechodzi do rozliczenia.

Do korekt stanów służą w Studio WMS.net także dokumenty Px i Rx, przeznaczone do protokołów różnic i obrotu opakowaniami. Ich rodzaje i obieg opisuje strona o dokumentach magazynowych. Historia operacji dla każdej pozycji zostaje w systemie, więc audytor odtworzy drogę towaru od przyjęcia do korekty.

Przygotowanie magazynu do spisu

Czas liczenia zależy najpierw od porządku, a dopiero potem od sprzętu. Etykiety na regałach muszą być czytelne, a każda lokalizacja ma kod kreskowy generowany ze struktury magazynu. Towar o jednym indeksie leży razem. Partie i terminy ważności widać bez przekładania opakowań.

Zespół potrzebuje krótkiego instruktażu z obsługi terminala. Operator, który wie, że skanuje najpierw lokalizację, a potem towar, nie wraca do regału po pominięty skan. Kierownik przydziela arkusze pracownikom i obserwuje postęp liczenia w poszczególnych strefach.

Duże znaczenie ma moment startu. Spis rozpoczęty tuż przed szczytem wydań wymusza pracę na dwóch frontach: operatorzy liczą, a ekspedycja pobiera ten sam towar. Lepiej wybrać okno, w którym ruch na wskazanych lokalizacjach jest najmniejszy, albo otworzyć arkusz tylko dla stref wolnych od wydań.

Zakres spisu i częstotliwość liczenia

Zakres arkusza dobiera się do celu inwentaryzacji. Spis roczny wynika z przepisów o rachunkowości i obejmuje cały magazyn. Kontrola w ciągu roku może dotyczyć jednej alejki albo jednej grupy towarowej.

Zakres	Kiedy się sprawdza	Skutek dla pracy magazynu
Magazyn	Spis roczny albo przejęcie obiektu	Wymaga uporządkowania dokumentów przed startem
Miejsca składowania	Po opróżnieniu lokalizacji lub podejrzeniu błędu	Reszta hali pracuje bez zmian
Asortyment	Grupa o dużej wartości albo dużej rotacji	Liczenie obejmuje wszystkie lokalizacje danego indeksu
Kontrahent	Magazyn kontraktowy z towarem wielu właścicieli	Wynik trafia do rozliczenia ze zleceniodawcą

Rytm liczenia podpowiada klasyfikacja towarów, którą opisuje strona o analizie ABC magazynu. Spis prowadzony w trakcie pracy hali, z zadaniami dla operatorów w strefach, opisuje artykuł o inwentaryzacji ciągłej w WMS. Aktualny obraz zapasów po korekcie widać w stanach magazynowych.

Skąd biorą się rozbieżności

Źródło różnicy zwykle leży w operacji, która nie została potwierdzona w systemie. Cztery przyczyny powtarzają się najczęściej.

• Ręczne przepisywanie. Błąd w jednej cyfrze zmienia ilość na zawsze, dopóki nikt jej nie przeliczy.
• Pominięty skan. Pobranie bez potwierdzenia zostawia w ewidencji towar, którego nie ma na regale.
• Odłożenie w inne miejsce. Paleta stoi w sąsiedniej lokalizacji, więc brak w jednym miejscu i nadwyżka w drugim.
• Uszkodzenie bez zapisu. Towar zniszczony mechanicznie nadal figuruje na stanie.

Analiza przyczyn pokazuje powtarzalne wzorce. Jeśli niedobory koncentrują się w jednej alejce, problem leży w procesie odkładania, a nie w liczeniu. Jeśli nadwyżki pojawiają się po dostawach jednego kontrahenta, błąd siedzi w przyjęciu. Spis wskazuje wtedy miejsce, w którym trzeba zmienić procedurę.

Sztywna kolejność skanowania ogranicza większość z nich, bo system nie pozwala zamknąć pozycji bez potwierdzenia miejsca i towaru. Terminal z Androidem wymusza odczyt kodu lokalizacji i towaru, a opis aplikacji WMS na Androida pokazuje sprzęt i tryb pracy on-line. Zasady etykiet i kodów omawia strona o kodach kreskowych w magazynie.

Pulpit główny pokazuje strukturę typów dokumentów i statusy zleceń, więc po spisie widać, ile korekt weszło do obiegu. Zestawienie dokumentów w archiwum jest pogrupowane według roku i miesiąca, co ułatwia porównanie wyników kolejnych inwentaryzacji.

Palety, opakowania i integracja z ewidencją

Inwentaryzacja obejmuje nie tylko towar handlowy. Palety i opakowania zwrotne też mają stan, a ich brak kosztuje tyle samo co brak towaru. System rejestruje każdą jednostkę, więc cykliczne liczenie nośników działa tym samym mechanizmem co liczenie asortymentu.

Kontrola nośników pozwala uniknąć kar od dostawców i zbędnych wydatków na nowe palety. Stan techniczny sprawdza się przy okazji liczenia, ponieważ operator stoi przy jednostce. Zapis o uszkodzeniu trafia do dokumentacji, a nie do notatki na kartce.

Wynik spisu trzeba przekazać do ewidencji księgowej. Zestawienie stanów po korekcie generuje raport stanów magazynowych. Zasady rozmieszczenia towaru w wysokich regałach opisuje zarządzanie magazynem wysokiego składowania, a definicje pojęć łańcucha dostaw zbiera słownik CSCMP.

Pytania i odpowiedzi o inwentaryzację w magazynie

Glosariusz pojęć związanych z inwentaryzacją

Spis z natury

Fizyczne przeliczenie towaru w magazynie i porównanie wyniku z zapisem ewidencyjnym w systemie WMS.

Arkusz inwentaryzacyjny

Dokument w Studio WMS.net grupujący pozycje do przeliczenia w ramach jednego spisu: lokalizację, asortyment albo cały magazyn.

Rozbieżność inwentaryzacyjna

Różnica między stanem systemowym a faktycznym wykryta podczas spisu, wymagająca wyjaśnienia i korekty.

Niedobór

Stan faktyczny niższy od ewidencyjnego. Wymaga dokumentu korygującego i wyjaśnienia przyczyny.

Nadwyżka

Stan faktyczny wyższy od ewidencyjnego. Najczęściej oznacza nieprzyjęty towar albo pomyłkę przy wydaniu.

Cena ewidencyjna

Wartość jednostkowa towaru zapisana w kartotece, przez którą mnoży się różnicę ilościową przy wycenie spisu.

Inwentaryzacja cykliczna

Regularne przeliczanie mniejszych partii towaru w ciągu roku zamiast jednego spisu rocznego.

Terminal mobilny

Przenośne urządzenie ze skanerem kodów kreskowych, na którym operator rejestruje wyniki liczenia w systemie on-line.

Warto przeczytać