Integracja TMS z systemem YMS w Studio WMS.net

O czym przeczytasz na tej stronie?

Integracja TMS z systemem YMS w Studio WMS.net polega na połączeniu planowania tras i zleceń transportowych (TMS) z zarządzaniem ruchem pojazdów na placu manewrowym i awizacjami dostaw (YMS, realizowane w praktyce przez Studio VSS.net). Dzięki tej integracji dane o planowanej trasie i przewidywanym czasie przyjazdu trafiają automatycznie do systemu awizacji, a magazyn wie z wyprzedzeniem, czego i kiedy może się spodziewać.

Czym jest TMS i czym różni się od YMS

TMS (Transport Management System) to system odpowiadający za planowanie tras, zlecenia przewozowe i zarządzanie flotą pojazdów - obejmuje cały proces transportu, od zlecenia przewozu po rozliczenie kosztów podróży. YMS (Yard Management System) działa natomiast na znacznie węższym odcinku - obejmuje ruch pojazdów na placu manewrowym magazynu, od wjazdu przez oczekiwanie na rozładunek aż po wyjazd. Definicje tych pojęć znajdują się też w słowniku terminologii łańcucha dostaw CSCMP.

Oba systemy odpowiadają więc za inny fragment tego samego procesu logistycznego - TMS za to, co dzieje się w drodze, a YMS za to, co dzieje się na terenie magazynu. Bez integracji między nimi dane muszą być wprowadzane ręcznie do obu systemów osobno, co zwiększa ryzyko rozbieżności i opóźnień w przekazywaniu informacji o rzeczywistym czasie przyjazdu pojazdu.

W firmach, które korzystają z obu systemów niezależnie od siebie, dyspozytor transportu i magazynier często dysponują innym obrazem tej samej dostawy - dyspozytor widzi planowaną trasę i szacowany czas dotarcia w TMS, natomiast magazynier opiera się na informacji przekazanej telefonicznie lub mailowo, która może już być nieaktualna w momencie, gdy pojazd faktycznie dojeżdża do magazynu.

Jak wygląda przepływ danych między TMS, YMS i WMS

Przepływ danych w zintegrowanym środowisku zaczyna się w systemie TMS, gdzie planowana jest trasa i przybliżony czas dotarcia pojazdu do magazynu. Ta informacja trafia automatycznie do systemu awizacji YMS, gdzie zostaje przekształcona w konkretne okno czasowe rozładunku, widoczne już w harmonogramie pracy magazynu.

Po przyjeździe pojazdu na plac i zarejestrowaniu go w systemie YMS, informacja o faktycznym czasie przybycia oraz przebiegu rozładunku może wracać do systemu TMS, gdzie aktualizuje status zlecenia transportowego. Dzięki temu spedytor lub dział transportu widzi w jednym miejscu, na jakim etapie znajduje się dana dostawa - od momentu wyjazdu z magazynu nadawcy aż po zakończenie rozładunku u odbiorcy.

Planowanie tras i awizacja dostaw jako punkt styku TMS i YMS

Punktem, w którym oba systemy się spotykają, jest moment przekształcenia zlecenia transportowego zaplanowanego w TMS w konkretną awizację dostawy widoczną w systemie YMS.

Dane przekazywane z TMS do systemu awizacji

Z systemu TMS do awizacji przekazywane są przede wszystkim: numer zlecenia transportowego, dane pojazdu i kierowcy, planowana trasa oraz przewidywany czas dotarcia do magazynu. Na tej podstawie system awizacji proponuje odpowiednie okno czasowe rozładunku, uwzględniając bieżące obciążenie rampy oraz inne zaplanowane już dostawy.

Aktualizacja statusu transportu w czasie rzeczywistym

Jeśli w trakcie trasy dojdzie do opóźnienia - na przykład z powodu korków lub awarii pojazdu - zaktualizowany czas dotarcia może zostać przekazany do systemu awizacji, który odpowiednio przesuwa zarezerwowane okno czasowe rozładunku. Magazyn unika w ten sposób sytuacji, w której rampa jest zarezerwowana dla pojazdu, który w rzeczywistości dotrze znacznie później niż pierwotnie planowano.

Optymalizacja wykorzystania floty dzięki danym z placu i magazynu

Integracja działa też w drugą stronę - dane o rzeczywistym czasie oczekiwania i rozładunku zarejestrowane w systemie YMS pozwalają działowi transportu lepiej planować kolejne zlecenia we flocie TMS, unikając tras, na których pojazdy regularnie tracą czas na długie oczekiwanie przed rampą.

Znajomość rzeczywistego, a nie tylko deklarowanego czasu obsługi w danym magazynie pozwala planistom transportu dokładniej wyznaczać godziny kolejnych zleceń dla tego samego kierowcy lub pojazdu, ograniczając ryzyko, że opóźnienie na jednym rozładunku wywoła efekt domina na całej trasie danego dnia.

Dane historyczne o czasie obsługi konkretnych magazynów pozwalają też ocenić, które lokalizacje regularnie generują długi czas oczekiwania, a które obsługują pojazdy sprawnie i zgodnie z awizowanym oknem czasowym. Taka wiedza bywa przydatna przy negocjowaniu warunków współpracy z odbiorcami towaru lub przy planowaniu, ile pojazdów danego dnia realnie da się obsłużyć na danej trasie bez ryzyka opóźnień w kolejnych zleceniach.

Etap procesu	System źródłowy	Dane przekazywane dalej
Planowanie trasy i zlecenia	TMS	przewidywany czas dotarcia do magazynu, dane pojazdu i kierowcy
Rezerwacja okna czasowego	YMS (Studio VSS.net)	potwierdzone okno rozładunku, powiadomienie dla kierowcy
Wjazd i rozładunek na placu	YMS (Studio VSS.net)	rzeczywisty czas przyjazdu, czas oczekiwania i rozładunku
Aktualizacja statusu zlecenia	TMS	zamknięcie zlecenia transportowego, dane do rozliczenia trasy

Korzyści integracji TMS-YMS-WMS dla spedytorów i przewoźników

Integracja systemów transportowych z systemem awizacji i magazynem przynosi korzyści obu stronom procesu - zarówno firmie zarządzającej magazynem, jak i przewoźnikom obsługującym dostawy.

• mniej ręcznego wprowadzania tych samych danych do dwóch osobnych systemów,
• krótszy czas oczekiwania pojazdów dzięki lepiej dopasowanym oknom czasowym,
• bieżąca widoczność statusu transportu bez konieczności telefonicznego sprawdzania,
• dokładniejsze planowanie kolejnych zleceń na podstawie rzeczywistych czasów obsługi,
• mniejsze ryzyko sporów o przyczynę opóźnienia dzięki wspólnym, zarejestrowanym danym.

Wymagania techniczne integracji TMS z YMS

Integracja TMS z systemem YMS w Studio WMS.net odbywa się poprzez wymianę danych między systemami za pomocą interfejsu programistycznego (API lub webservice), bez konieczności ręcznego eksportowania i importowania plików między aplikacjami.

Wymiana danych przez interfejs API

System TMS przekazuje dane o planowanych zleceniach transportowych do systemu awizacji poprzez ustandaryzowany interfejs, a system YMS w analogiczny sposób zwraca informacje o statusie realizacji dostawy. Taka wymiana odbywa się automatycznie, w tle, bez udziału pracownika, co eliminuje ryzyko błędu wynikającego z ręcznego przepisywania danych między systemami.

W praktyce wdrożenie integracji wymaga jednorazowej konfiguracji połączenia między systemami - określenia, jakie dane mają być wymieniane, w jakim formacie i z jaką częstotliwością. Po zakończeniu tej konfiguracji integracja działa automatycznie przy każdym kolejnym zleceniu transportowym, bez potrzeby powtarzania ustawień dla nowych dostaw czy nowych przewoźników dołączających do współpracy.

Obsługa sytuacji, gdy dane z TMS nie docierają na czas

Zdarza się, że dane o zleceniu transportowym z jakiegoś powodu nie dotrą do systemu awizacji przed przyjazdem pojazdu - na przykład z powodu chwilowej awarii połączenia między systemami. W takiej sytuacji magazynier może zarejestrować przyjazd pojazdu ręcznie, bezpośrednio w systemie YMS, a integracja uzupełni brakujące dane o zleceniu, gdy tylko połączenie zostanie przywrócone.

Dla jakich firm integracja TMS z YMS ma sens

Integracja TMS z systemem YMS ma sens przede wszystkim w firmach obsługujących dużą liczbę dostaw dziennie, gdzie ręczne koordynowanie transportu i awizacji telefonicznie lub mailowo przestaje się sprawdzać, oraz w firmach posiadających własną flotę lub stale współpracujących z tymi samymi przewoźnikami.

W mniejszych magazynach, obsługujących pojedyncze dostawy dziennie, sama integracja może być mniej odczuwalna, jednak nawet tam korzyść w postaci automatycznej aktualizacji czasu przyjazdu i mniejszej liczby telefonów koordynacyjnych bywa zauważalna od pierwszych tygodni korzystania z połączonych systemów.

Firmy transportowe współpracujące z wieloma różnymi magazynami zyskują dodatkowo na tym, że nie muszą osobno konfigurować sposobu komunikacji z każdym z nich - jeśli magazyn korzysta ze standardowego systemu YMS zintegrowanego z popularnymi platformami TMS, dane przepływają automatycznie niezależnie od tego, do którego z obsługiwanych magazynów jedzie dany pojazd.

Najczęściej zadawane pytania o integrację TMS z YMS

Poniżej znajdują się odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się przy planowaniu integracji systemu transportowego z systemem awizacji magazynu.

Podsumowanie

Integracja TMS z systemem YMS w Studio WMS.net łączy planowanie transportu z zarządzaniem ruchem pojazdów na placu magazynowym, dzięki czemu dane o trasie, czasie przyjazdu i przebiegu rozładunku przepływają automatycznie między systemami, zamiast być wprowadzane ręcznie do każdego z nich osobno.

Dla firm zarządzających transportem i magazynem jednocześnie taka integracja oznacza mniej pracy administracyjnej, dokładniejsze planowanie floty oraz krótszy czas oczekiwania pojazdów przed rampą - korzyści odczuwalne zarówno po stronie magazynu, jak i po stronie przewoźnika realizującego dostawę. Firmy rozważające takie połączenie systemów powinny zacząć od sprawdzenia, czy używany przez nie system TMS obsługuje standardowy interfejs wymiany danych, ponieważ to właśnie ten warunek decyduje o tym, jak szybko integracja może zostać uruchomiona w praktyce.