Integracja TMS z systemem YMS w Studio WMS.net

Dyspozytor widzi w TMS, że kierowca utknął w korku i dotrze za godzinę. Magazynier wciąż trzyma wolną bramę dla pojazdu, który nie przyjedzie o czasie. Integracja TMS z YMS usuwa tę różnicę wiedzy: zlecenie transportowe staje się awizacją w Studio VSS.net, a każda zmiana czasu dotarcia przesuwa okno rozładunku.

Dwa systemy, dwa odcinki jednej dostawy

TMS, czyli Transport Management System, planuje trasy i prowadzi zlecenia przewozowe. Zarządza także flotą, a jego zakres sięga od zlecenia do rozliczenia kosztów przejazdu. YMS działa na krótszym odcinku: od wjazdu na plac, przez oczekiwanie na rampę, po wyjazd. Pojęcia z tego obszaru porządkuje słownik terminologii CSCMP.

Bez integracji dane trzeba wpisywać do obu systemów osobno. Dyspozytor ma planowaną trasę i szacowany czas dotarcia, a magazynier informację przekazaną telefonicznie albo e-mailem, nieaktualną w chwili, gdy pojazd dojeżdża do bramy. Rozbieżności między tymi wersjami są źródłem sporów o opóźnienie.

Etap procesu	System źródłowy	Dane przekazywane dalej
Planowanie trasy i zlecenia	TMS	przewidywany czas dotarcia, dane pojazdu i kierowcy
Rezerwacja okna czasowego	YMS (Studio VSS.net)	potwierdzone okno rozładunku, powiadomienie dla kierowcy
Wjazd i rozładunek na placu	YMS (Studio VSS.net)	rzeczywisty czas przyjazdu, oczekiwania i rozładunku
Zamknięcie zlecenia	TMS	status zlecenia i dane do rozliczenia trasy

Zlecenie transportowe jako źródło awizacji

Punktem styku jest chwila, w której zaplanowane w TMS zlecenie staje się awizacją widoczną w harmonogramie magazynu. System awizacji proponuje okno rozładunku, biorąc pod uwagę obciążenie rampy i dostawy zaplanowane wcześniej. Okno nie wynika wprost z czasu dotarcia, bo ten jest tylko przewidywaniem.

• Numer zlecenia. Klucz, po którym awizacja wiąże się z transportem i po którym wracają statusy.
• Pojazd i kierowca. Numer rejestracyjny i dane osoby, którą ochrona weryfikuje przy bramie.
• Planowana trasa. Informacja o odcinku, który pojazd ma jeszcze do przejechania.
• Przewidywany czas dotarcia. Podstawa do wyboru okna, aktualizowana w trakcie jazdy.

Reguła: czas dotarcia z TMS jest propozycją, a nie rezerwacją. O oknie decyduje YMS na podstawie przepustowości rampy, więc przy pełnym harmonogramie pojazd dostaje najbliższy wolny termin, a nie godzinę z planu trasy.

Aktualizacja czasu dotarcia w trakcie trasy

Korek albo awaria pojazdu zmienia przewidywany czas dotarcia. Nowa wartość przechodzi do systemu awizacji, który przesuwa zarezerwowane okno. Magazyn nie trzyma bramy dla pojazdu, który dojedzie znacznie później, a zwolnione okno może przejąć inna dostawa.

Aktualizacje wysyłane kilka razy na jedną dostawę wymagają odporności na powtórzenia. Ta sama wiadomość nie może zakładać drugiej awizacji, a starsza wiadomość nie może nadpisać nowszej. Poniższy przykład T-SQL jest ilustracyjny i nie pokazuje kodu produktu: zapis po numerze zlecenia z wstawieniem albo aktualizacją czasu.

MERGE dbo.Awizacje WITH (HOLDLOCK) AS a
USING (SELECT @ZlecenieId AS ZlecenieId,
              @Eta AS Eta,
              @NrRej AS NrRej) AS z
   ON a.ZlecenieTmsId = z.ZlecenieId
WHEN MATCHED AND a.PlanowanyPrzyjazd <> z.Eta
     THEN UPDATE SET PlanowanyPrzyjazd = z.Eta
WHEN NOT MATCHED
     THEN INSERT (ZlecenieTmsId, PlanowanyPrzyjazd, NrRejestracyjny)
          VALUES (z.ZlecenieId, z.Eta, z.NrRej);

Podpowiedź HOLDLOCK utrzymuje blokadę zakresu kluczy, więc dwie równoległe wiadomości o tym samym zleceniu nie wstawią dwóch wierszy. Składnię i ograniczenia opisuje dokumentacja instrukcji MERGE. Do porównania wersji wiadomości dochodzi zwykle znacznik czasu albo numer wersji.

Przykładowy przebieg dnia z integracją

Przykład jest umowny, ale pokazuje, co zapisuje się w obu systemach przy opóźnieniu na trasie. Spedytor nie musi o nic pytać magazynu, bo każdy etap ma ślad w TMS i w YMS.

Godzina	Zdarzenie	System
6:00	zlecenie założone, propozycja okna 11:00-11:30	TMS i YMS
9:15	awaria na trasie, nowy przewidywany czas dotarcia 12:40	TMS
9:16	okno przesunięte, kierowca dostaje potwierdzenie na telefon	YMS
12:35	potwierdzenie przyjazdu przy bramie	YMS
12:50	początek rozładunku przy przydzielonej rampie	YMS
13:20	zamknięcie operacji, statusy wracają do zlecenia	YMS i TMS

Dane zwrotne do TMS i planowanie floty

Po stronie magazynu zmiana okna wywołuje kolejne decyzje. Zespół przyjęć sprawdza, czy pozostały czas wystarcza na planowany rozładunek przed końcem zmiany. Jeśli nie, dyspozytor placu dogaduje się z dostawcą w sprawie przeniesienia dostawy na następny dzień, a zlecenie w TMS dostaje nowy termin docelowy. Wszystkie te kroki da się wykonać bez rozmowy telefonicznej, bo zmiana jest widoczna w obu systemach w chwili zapisu.

Po przyjeździe i rozładunku YMS odsyła do TMS rzeczywisty czas przyjazdu i czas oczekiwania na rampę. Dołącza też czas rozładunku. Status zlecenia zmienia się bez telefonu do magazynu. Spedytor widzi w jednym miejscu, na jakim etapie jest dostawa, od wyjazdu z magazynu nadawcy po zakończenie rozładunku u odbiorcy.

Reguła: status zlecenia w TMS zamyka się po potwierdzeniu zakończenia rozładunku, a nie po potwierdzeniu przyjazdu. Pojazd, który stoi na placu, nadal wykonuje zlecenie, więc kierowca nie może być uznany za dostępny do kolejnego kursu, dopóki YMS nie zamknie operacji przy rampie.

Zebrane czasy trafiają do planowania kolejnych kursów. Planista wie, ile w danym magazynie trwa obsługa, więc nie układa dla tego samego kierowcy dwóch rozładunków w odstępie krótszym niż realny czas pierwszego. Opóźnienie na jednym rozładunku przestaje wywoływać lawinę na całej trasie dnia. Tę samą miarę wykorzystuje się w umowach, co opisuje artykuł o przejrzystym SLA z przewoźnikami.

Odbiory towaru z magazynu

Awizacja obejmuje także odbiory towaru z magazynu. Zlecenie odbioru zaplanowane w TMS tworzy w YMS okno załadunku, a magazyn wie, który pojazd przyjedzie po przesyłkę i o której godzinie. Kompletacja może wtedy zakończyć się tuż przed przyjazdem, bez składowania gotowych palet przy rampie.

Wymagania techniczne połączenia

Wymiana danych odbywa się przez interfejs API albo webservice, bez ręcznego eksportu plików. TMS wysyła dane o zleceniach, a YMS zwraca statusy realizacji. Przebiega to w tle, bez udziału pracownika, więc znika ryzyko błędu z ręcznego przepisywania.

Wdrożenie zaczyna się od jednorazowej konfiguracji połączenia. Po niej integracja działa przy każdym kolejnym zleceniu, także dla nowych przewoźników, bez powtarzania ustawień. Zadania po stronie YMS opisują strony o awizacjach VSS.net i o awizacji w transporcie.

Parametry konfiguracji

• Zakres danych. Które pola ze zlecenia trafiają do awizacji i które statusy wracają do TMS.
• Format wymiany. Struktura wiadomości uzgodniona z dostawcą systemu TMS.
• Częstotliwość. Jak często TMS przekazuje nowy przewidywany czas dotarcia.
• Obsługa braku łączności. Magazynier rejestruje przyjazd ręcznie, a integracja uzupełnia zlecenie po przywróceniu połączenia.

Jakość danych w wymianie

Najczęstsze problemy nie dotyczą samego połączenia, lecz zawartości wiadomości. Numer rejestracyjny zapisany inaczej w obu systemach, czas przesłany bez strefy czasowej albo duplikat zlecenia po ponownej wysyłce potrafią zablokować awizację. Dlatego ustala się z góry jedną postać numeru rejestracyjnego, a czasy przekazuje razem ze strefą czasową. Zmiana czasu z letniego na zimowy wymaga osobnego sprawdzenia, bo jedna godzina w roku występuje dwa razy.

Kiedy integracja się opłaca

Najwięcej zyskują firmy z dużą liczbą dostaw dziennie, w których koordynacja telefoniczna przestaje się sprawdzać, oraz firmy z własną flotą albo stałymi przewoźnikami. W małym magazynie z pojedynczymi dostawami różnica jest mniejsza, choć automatyczna aktualizacja czasu przyjazdu ogranicza liczbę telefonów od pierwszych tygodni.

Przewoźnik obsługujący wiele magazynów nie konfiguruje komunikacji z każdym osobno, jeśli odbiorcy korzystają ze standardowego YMS zintegrowanego z popularnymi platformami TMS. Dostawca systemu transportowego i tak potwierdza gotowy interfejs. Całościowy obraz współpracy YMS i WMS daje artykuł o YMS i systemach magazynowych w logistyce, a przepływ do przyjęcia w WMS opisuje strona o integracji VSS z WMS i ERP.

Wdrożenie najlepiej zacząć od pilotażu z jednym przewoźnikiem i jedną rampą. Pokazuje on, które pola zlecenia są potrzebne w awizacji, a które tylko obciążają wiadomość, oraz jak często TMS faktycznie przesyła nowy czas dotarcia. Po kilku tygodniach zakres rozszerza się na kolejnych przewoźników.

Planowanie wysyłek po stronie nadawcy, czyli moment poprzedzający powstanie zlecenia w TMS, opisuje strona o planowaniu wysyłek z magazynu.

Pytania i odpowiedzi o integrację TMS z YMS

Glosariusz pojęć związanych z integracją TMS i YMS

TMS

Transport Management System, system planowania tras, zleceń przewozowych i floty pojazdów.

YMS

Yard Management System, system zarządzania ruchem pojazdów na placu manewrowym i oknami czasowymi.

ETA

Przewidywany czas dotarcia pojazdu do miejsca rozładunku, aktualizowany w trakcie trasy.

Zlecenie transportowe

Dokument określający przewóz ładunku, trasę, pojazd i kierowcę, prowadzony w TMS.

API

Interfejs programistyczny, przez który jeden system przekazuje dane drugiemu w ustalonym formacie.

Webservice

Usługa udostępniana przez sieć, przez którą systemy wymieniają komunikaty bez eksportu plików.

Okno czasowe

Przedział, w którym pojazd ma stawić się do rozładunku lub załadunku przy wskazanej rampie.

Idempotentność

Cecha operacji, której powtórzenie daje ten sam wynik co jedno wykonanie, na przykład ponowny zapis tego samego zlecenia.