Sprawna inwentaryzacja w magazynie wysokiego składowania z systemem Studio WMS.net

Inwentaryzacja w Studio WMS.net jest dokumentem, w którym przy każdej pozycji system zestawia ilość z ewidencji z ilością policzoną i pokazuje ich różnicę. Zamknięcie dokumentu zamienia różnice w dokumenty nadwyżek i niedoborów. W magazynie wysokiego składowania liczenie prowadzi terminal, który wskazuje kolejne lokalizacje.

Przebieg inwentaryzacji w module

Moduł służy do regularnych spisów z natury i do porównania stanu faktycznego z zapisem w systemie. Sam przebieg składa się z czterech etapów. Każdy z nich zostawia ślad w dokumencie, więc można ustalić, kto i kiedy zmienił wynik.

1. Nowy dokument. System proponuje datę bieżącą, którą użytkownik może zmienić w kalendarzu.
2. Pozycje. Program sam wyszukuje wszystkie pozycje magazynowe o stanie większym od zera i dopisuje je do dokumentu.
3. Liczenie. Operator wpisuje ilość policzoną fizycznie, a system porównuje ją ze stanem.
4. Zamknięcie. Dokument przestaje być edytowalny, a system generuje dokumenty różnic.

Różnica dodatnia oznacza nadwyżkę, a ujemna niedobór. Nie trzeba jej liczyć ręcznie, bo system wylicza ją przy zapisie każdej pozycji. Wynik jest widoczny od razu, więc kierownik może zlecić powtórne liczenie, zanim zamknie dokument.

Przygotowanie magazynu do spisu

Wiele rozbieżności powstaje jeszcze przed rozpoczęciem liczenia. Przyczyną są dokumenty otwarte w chwili otwarcia spisu, bo towar fizycznie przesunięty nie ma jeszcze odzwierciedlenia w stanie. Dlatego przygotowanie zajmuje tyle samo uwagi co samo liczenie.

• Zamknięcie dokumentów otwartych. Przyjęcia i wydania w toku trzeba zatwierdzić albo wycofać, zanim system dopisze pozycje do spisu.
• Zakres spisu. Arkusz może obejmować lokalizację albo asortyment, a także cały magazyn. Zakres wyznacza czas pracy.
• Obsada i sprzęt. Każdy operator ma naładowany terminal i przydzieloną strefę, żeby dwie osoby nie liczyły tej samej lokalizacji.
• Czytelne oznaczenia. Etykiety lokalizacji muszą dać się zeskanować, bo kod, którego terminal nie odczyta, zmusza do ręcznego wpisu.

Moment, w którym wykonuje się spis, wpływa na wynik. Liczenie w czasie ruchu wymaga zamrożenia lokalizacji, które aktualnie liczy operator. Cykliczny spis małych stref ogranicza to ryzyko, bo okno liczenia jest krótkie.

Rejestr dokumentów i statusy

Rejestr pokazuje listę wszystkich dokumentów inwentaryzacyjnych zapisanych w systemie. Z listy dodaje się nowe dokumenty i edytuje istniejące. Można też podglądać szczegóły i drukować wybrane pozycje. Z listy zamyka się również zakończone spisy. Przyciski przenoszą też do rejestrów przyjęć i wydań, a polecenie HOME wraca do głównego ekranu.

Dokument ma jeden z dwóch statusów. W trakcie realizacji można w nim dodawać pozycje i usuwać wpisy, a ilości poprawia się do końca liczenia. Po zamknięciu dokument jest zatwierdzony i trafia do archiwum, a dane w nim służą jako źródło informacji historycznej.

Reguła: zmiana statusu z w trakcie realizacji na zamknięty jest nieodwracalna. Przed zamknięciem trzeba sprawdzić kompletność liczenia i wyjaśnić największe różnice. Po zamknięciu nie edytuje się już spisu.

Zamknięcie dokumentu w jednej transakcji

Zamknięcie zmienia kilka rekordów naraz, więc w bazie musi być jedną transakcją. Jeśli powstanie dokument nadwyżek, a niedoborów już nie, ewidencja przestanie się zgadzać. Poniższy szkic jest ilustracyjny i nie pokazuje kodu produktu.

BEGIN TRY
    BEGIN TRAN;

    INSERT INTO dbo.DokumentyNadwyzek (InwentaryzacjaId, IndeksId, Ilosc)
    SELECT InwentaryzacjaId, IndeksId, Roznica
    FROM dbo.InwentaryzacjaPozycje
    WHERE InwentaryzacjaId = @InwId AND Roznica > 0;

    INSERT INTO dbo.DokumentyNiedoborow (InwentaryzacjaId, IndeksId, Ilosc)
    SELECT InwentaryzacjaId, IndeksId, -Roznica
    FROM dbo.InwentaryzacjaPozycje
    WHERE InwentaryzacjaId = @InwId AND Roznica < 0;

    UPDATE dbo.Inwentaryzacje SET Status = 'zamknięty' WHERE InwentaryzacjaId = @InwId;
    COMMIT;
END TRY
BEGIN CATCH
    IF @@TRANCOUNT > 0 ROLLBACK;
    THROW;
END CATCH;

Blok TRY...CATCH cofa wszystkie trzy zmiany, jeśli którakolwiek się nie powiedzie. Kolumna Roznica może być kolumną obliczeniową, równą ilości policzonej minus ilość z systemu. Zasady transakcji opisuje dokumentacja BEGIN TRANSACTION, a obsługę błędów dokumentacja TRY...CATCH.

Powtórne liczenie spornych pozycji

Przed zamknięciem dokumentu warto przejrzeć pozycje z największą różnicą. Liczy je druga osoba, najlepiej z innej zmiany, a wynik porównuje się z pierwszym. Zgodność dwóch liczeń potwierdza różnicę, a niezgodność wskazuje błąd operatora. Dopiero potem dokument zamyka się i różnice rozlicza.

Wartość różnicy liczy się obok ilości. Ceny zapisane w kartotece pozwalają ocenić istotność finansową nadwyżek i niedoborów. Część z nich wynika z drobnych pomyłek przy tanich artykułach. Pola cenowe opisuje strona o kartotekach magazynowych.

Nadwyżki i niedobory z inwentury

Zatwierdzenie arkusza tworzy dokumenty nadwyżek i niedoborów, które system zapisuje automatycznie. Pozycje menu pokazują oba rejestry osobno. Dokumentów nie można modyfikować, a w rejestrze działają podgląd i wydruk oraz przejście do pozostałych rejestrów dokumentów magazynowych.

Wyjaśnianie różnic zaczyna się od historii lokalizacji, w której widać operatora i dokument. Dokumenty opisuje strona o dokumentach magazynowych, a sposób liczenia stanów strona o stanach magazynowych.

Liczenie na terminalu

Operator porusza się po magazynie i odczytuje kod lokalizacji oraz kody towarów. Następnie wpisuje ilość znalezioną w danym miejscu. Po przesłaniu danych do serwera bazy danych system porównuje je ze stanem ewidencyjnym i wylicza różnice.

Skan zastępuje przepisywanie liczb z kartki, więc znika klasa błędów związana z nieczytelnym pismem. Prędkość operacji rośnie, bo każda pozycja jest potwierdzana jednym skanem. Aplikację na terminalach opisuje strona o aplikacji WMS na Androida, a oznaczenia palet strona o etykietach logistycznych GS1. Budowę etykiety opisuje standard GS1 Polska.

Dwa skany przy każdej pozycji

Liczenie zaczyna się od skanu kodu lokalizacji, a dopiero potem następuje skan towaru. Kolejność wymusza, że ilość trafi do właściwego miejsca w arkuszu, nawet jeśli w sąsiedniej lokalizacji leży ten sam artykuł. Takie same zasady stosuje kompletacja, w której system blokuje operację przy niezgodności lokalizacji lub towaru.

Czytelność kodów decyduje o tempie liczenia. Uszkodzona albo zabrudzona etykieta lokalizacji zmusza do ręcznego wpisu, a ten jest najczęstszym źródłem literówek. Zasady kodowania opisuje strona o kodach kreskowych w magazynie. Pozycje bez ruchu, które warto policzyć w pierwszej kolejności, wskazuje strona o rotacji i zaleganiu.

Inwentaryzacja w magazynie wysokiego składowania

Trudność polega na dostępie do górnych poziomów regałów. Dotarcie do palety wymaga wózka wysokiego składowania, więc ręczne liczenie jest wolne i męczące. System ogranicza tę pracę, bo liczy tylko wybrane strefy i prowadzi operatora po wskazanych lokalizacjach.

Inwentaryzacja cykliczna weryfikuje stany w wybranych strefach bez zatrzymywania całego magazynu. Selektywna dotyczy konkretnej partii albo lokalizacji. Oba tryby skracają czas potrzebny na pełny spis i pozwalają wykryć rozbieżności szybciej. Kolejność liczenia i rytm cykli opisuje strona o inwentaryzacji w magazynie.

Mapa jako pomoc przy wyborze stref

Przed liczeniem warto sprawdzić, które strefy mają największy ruch i które lokalizacje generowały rozbieżności. Obie informacje wynikają z historii operacji i z mapy opisanej na stronie o wizualizacji magazynu. Układ regałów wysokiego składowania opisuje strona o zarządzaniu magazynem wysokiego składowania.

Spis z natury i rozliczenie

Spis z natury przeprowadza komisja, która korzysta z arkuszy spisowych. Od chwili ponumerowania i opieczętowania arkusze są drukami ścisłego zarachowania. Zespoły spisowe wpisują poszczególne składniki, ustalając liczbę przez przeliczenie albo pomiar, a stan produktów masowych szacują.

Inwentaryzacja ustala różnice między stanem rzeczywistym a ewidencją i rozlicza osoby materialnie odpowiedzialne za składniki majątku. Dokumenty nadwyżek i niedoborów z systemu są materiałem wyjściowym do tego rozliczenia, a ujęcie różnic w księgach należy do księgowości.

Pytania i odpowiedzi o inwentaryzację w WMS

Glosariusz pojęć związanych z inwentaryzacją

Inwentaryzacja

Porównanie stanu rzeczywistego składników majątku ze stanem wynikającym z ewidencji w celu ustalenia i rozliczenia różnic.

Spis z natury

Metoda inwentaryzacji, w której komisja liczy, mierzy lub waży składniki na arkuszach spisowych.

Inwentaryzacja cykliczna

Systematyczne liczenie wybranych grup towarów albo lokalizacji bez zatrzymywania magazynu, na przykład jednej strefy dziennie.

Nadwyżka inwentaryzacyjna

Różnica dodatnia, gdy stan faktyczny jest większy od ilości i wartości wynikającej z ewidencji.

Niedobór inwentaryzacyjny

Różnica ujemna, gdy stan faktyczny jest mniejszy od ilości i wartości wynikającej z ewidencji.

Arkusz spisowy

Druk, na którym zespoły spisowe zapisują wyniki liczenia. Po ponumerowaniu i opieczętowaniu jest drukiem ścisłego zarachowania.

Rejestr dokumentów inwentaryzacji

Lista wszystkich dokumentów spisu z ich statusami, z której dodaje się, edytuje, zamyka i drukuje dokumenty.

TRY...CATCH

Konstrukcja T-SQL przechwytująca błąd w trakcie wykonania i pozwalająca wycofać transakcję zamiast zostawić częściowy zapis.

Warto przeczytać