Obsługa informatyczna przedsiębiorstw obejmuje zarządzanie systemami teleinformatycznymi oraz bazami danych i sieciami. Prace nad projektem SoftwareStudio zaczyna od analizy potrzeb klienta. Osobno ocenia systemy, które już działają i trzeba z nimi zintegrować. Oprogramowanie dedykowane ma wspierać procesy biznesowe, a nie narzucać firmie własną logikę.
Spis treści
- Zakres usług informatycznych
- Etapy współpracy przy wdrożeniu
- Analiza potrzeb i integracja istniejących systemów
- Technologie używane w aplikacjach dedykowanych
- Szkolenia użytkowników
- Moduły WMS w ramach obsługi magazynu
- Wsparcie techniczne po wdrożeniu
- Pytania i odpowiedzi o obsługę informatyczną i funkcje WMS
- Glosariusz pojęć z obsługi informatycznej przedsiębiorstw
Zakres usług informatycznych
Zakres zależy od tego, co firma zostawia po swojej stronie, a co przenosi na zewnątrz. Outsourcing usług informatycznych pozwala zrezygnować z utrzymywania stałego zespołu na miejscu i zastąpić go elastycznymi usługami wyspecjalizowanej firmy. Poniższa tabela porządkuje typowe obszary współpracy.
| Obszar | Co obejmuje | Rezultat dla firmy |
|---|---|---|
| Analiza potrzeb | rozmowy z użytkownikami, przegląd istniejących systemów | lista wymagań i punktów integracji |
| Aplikacje dedykowane | projekt i wytworzenie oprogramowania pod proces firmy | program dopasowany do przepływu pracy |
| Bazy danych | zarządzanie bazami i ich bezpieczeństwo | stabilne środowisko danych |
| Szkolenia | nauka obsługi i wyrównanie poziomu wiedzy | zespół gotowy do pracy z systemem |
| Wsparcie | pomoc po wdrożeniu na każdym etapie współpracy | szybsze usuwanie problemów |
Etapy współpracy przy wdrożeniu
Kolejność prac jest powtarzalna, choć czas trwania zależy od złożoności procesów oraz od zakresu integracji. Poniższa sekwencja pokazuje, co dzieje się między pierwszą rozmową a uruchomieniem produkcyjnym.
- Analiza procesów i systemów, które trzeba zintegrować, kończy się listą wymagań.
- Konfiguracja programu i przygotowanie danych, na przykład kartotek, odbywa się w środowisku testowym.
- Szkolenie użytkowników i test kontrolny poprzedzają nadanie uprawnień.
- Uruchomienie produkcyjne przechodzi w stały tryb wsparcia technicznego.
Dzięki tej sekwencji każdy etap ma własny wynik, który zespół może zatwierdzić. Zatwierdzenie listy wymagań przed konfiguracją ogranicza liczbę poprawek w późniejszych tygodniach pracy.
Analiza potrzeb i integracja istniejących systemów
Zrozumienie specyfiki działalności pozwala dopasować rozwiązanie do wymagań, a nie odwrotnie. Analiza obejmuje procesy, które zachodzą w firmie, oraz oprogramowanie, z którego użytkownicy korzystają na co dzień. Szczególną uwagę zwraca się na integrację już funkcjonujących systemów, bo od niej zależy, czy dane będą wymieniane automatycznie.
W obiektach logistycznych wymiana dotyczy zwykle systemu ERP. Studio WMS.net synchronizuje dane z systemem nadrzędnym, aby kadra miała dostęp do spójnych informacji. Zasady łączenia z SAP opisuje strona o integracji WMS z SAP.
System porównuje dane rzeczywiste ze skanów z danymi ERP w czasie rzeczywistym. Różnica wychodzi więc przy pierwszej niezgodności, a nie po zamknięciu miesiąca. Kadra zarządzająca korzysta z jednej wersji prawdy, bo stan w magazynie i stan w księgach opierają się na tym samym zdarzeniu.
Ta zasada działa także w drugą stronę. Zamówienia z systemu handlowego trafiają do WMS jako zlecenia wydania, a po skompletowaniu wraca informacja o realizacji. Firma, która utrzymuje własny dział IT, może część prac integracyjnych zachować po swojej stronie, a dostawcy powierzyć moduły magazynowe.
Reguła: zakres integracji ustala się przed wyborem technologii. Lista danych, które mają przepływać między systemami, określa interfejs, a nie odwrotnie. Zmiana tej listy w trakcie wdrożenia podnosi koszt i wydłuża harmonogram.
Wsparcie obejmuje przedsiębiorstwa z różnych branż, ze szczególnym uwzględnieniem firm handlowych i produkcyjnych. W firmach z rozproszoną strukturą magazynową liczy się dostęp do danych online, więc zarządzanie z dowolnego miejsca zastępuje wyjazdy do oddziałów. Dobór usług wynika z liczby obiektów i z tego, jak wiele procesów jest już zautomatyzowanych.
Technologie używane w aplikacjach dedykowanych
SoftwareStudio stosuje stabilne i sprawdzone technologie. Aplikacje internetowe powstają w technologii Microsoft ASP.net z bazą SQL Server, więc dostęp do danych przez strony WWW jest szybki i przewidywalny. Poniższa tabela przypisuje technologie do warstw aplikacji.
| Warstwa | Technologie |
|---|---|
| Baza danych | SQL Server oraz Oracle |
| Serwer aplikacji | ASP.net oraz Java |
| Interfejs w przeglądarce | HTML5 i CSS3 z bibliotekami jQuery oraz vue |
| Urządzenia mobilne | Android |
Aplikacje webowe ewoluowały od prostych stron statycznych do interaktywnych platform. Serwer WWW dostarcza dziś dynamicznie budowane strony, a nie tylko pliki, dlatego logika biznesowa pracuje po stronie serwera. Kod w przeglądarce obsługuje wyłącznie wyświetlanie i formularze.
Bazy danych pod kontrolą
Dane magazynowe są cenne, więc kopia zapasowa musi być sprawdzona, a nie tylko wykonana. Poniższy przykład jest ilustracyjny i nie opisuje procedury wdrożeniowej. Pierwsze polecenie tworzy kopię z sumą kontrolną. Drugie sprawdza, czy plik da się odtworzyć.
BACKUP DATABASE WmsProd
TO DISK = N'D:\Kopie\WmsProd_full.bak'
WITH CHECKSUM, INIT;
RESTORE VERIFYONLY
FROM DISK = N'D:\Kopie\WmsProd_full.bak'
WITH CHECKSUM;Opcja CHECKSUM wykrywa uszkodzone strony już w trakcie tworzenia kopii. Dostępność niektórych funkcji, na przykład kompresji, zależy od edycji programu. Zestawienie opisuje dokumentacja edycje i składniki SQL Server.
Bezpieczeństwo dostępu do aplikacji
Aplikacja udostępniona przez przeglądarkę wymaga jasnych zasad dostępu. Domyślnie program uwierzytelnia użytkowników przez formularze, a w środowisku z domeną Windows można wdrożyć uwierzytelnianie oparte o konto Windows. Wybór metody poprzedza analiza potrzeb i możliwości technicznych.
Przy dostępie przez Internet połączenie powinno być szyfrowane, bo mechanizmy uwierzytelniania same nie chronią danych w transmisji. Zasady logowania i ról opisuje strona o logowaniu i autoryzacji.
Szkolenia użytkowników
Przeszkolenie użytkowników jest ważnym elementem wdrożenia. Szkolenia obejmują obsługę konkretnego programu, ale też wprowadzają zespół w zasady zarządzania procesami. Zespołowa nauka sprzyja skoordynowanej pracy po uruchomieniu systemu.
- Wyrównanie wiedzy. Wszyscy uczestnicy startują z podobnego poziomu, co skraca okres wdrożenia.
- Zbieranie pomysłów. Propozycje przyszłych użytkowników są notowane i, jeśli to możliwe, wdrażane w praktyce.
- Szkolenia obowiązkowe. Obejmują wszystkich pracowników, którzy wykonują zadania przy komputerach, i kończą się krótkim testem.
- Nadanie uprawnień. Zależnie od wyniku testu uprawnienia do pracy nadaje szef przedsięwzięcia.
Poczucie wspólnego zaangażowania ułatwia akceptację zmian. Autorzy wdrożonych pomysłów bywają wyróżniani podczas kolejnych spotkań, co zachęca resztę zespołu do zgłaszania uwag.
Moduły WMS w ramach obsługi magazynu
Poza utrzymaniem systemów firma wdraża funkcje magazynowe. Przyjęcie towaru zaczyna się od skanowania danych z dokumentów ASN, co daje natychmiastową weryfikację towaru i opakowań zbiorczych z numerami seryjnymi. Gdy dostawca nie nadał kodów, system pozwala zaksięgować Goods Receipt ręcznie na podstawie numeru zamówienia i drukuje etykiety wewnętrzne osobno dla materiału i dla nośnika. Budowę etykiety logistycznej opisuje standard GS1 Polska.
Prawidłowa struktura miejsc składowania pozwala wdrożyć algorytmy rozkładania towaru. System analizuje rotację indeksów i proponuje miejsca najbliższe strefie wydania dla towarów o największej częstotliwości wydań. Terminal z Androidem, który zbiera skany, opisuje strona o systemie WMS na Androida.
Status materiału i opakowania zwrotne
Po zeskanowaniu etykiety magazynier otrzymuje datę ważności zgodnie z zasadą FEFO oraz numer partii. Widzi też, czy towar ma status kwarantanny. Pozwala to uniknąć wydania surowca niezgodnego z wymaganiami technologicznymi. Przy wydaniu skanuje się etykietę produktu i nośnika, a pomyłka o jedną pozycję nie przechodzi do reklamacji.
Opakowania zwrotne wracają na zwrotną listę pickingową. Rozliczenie sald z kontrahentami umożliwia funkcja opisana na stronie zarządzanie pojemnikami magazynowymi.
Inwentaryzacja ciągła i dokumenty
Spis ciągły nie wymaga wstrzymywania pracy obiektu. System blokuje do spisu wybrane lokalizacje albo grupy towarowe, a reszta magazynu pracuje bez zakłóceń. Dane ze skanerów trafiają od razu do raportów różnic. Przebieg opisuje strona o inwentaryzacji w magazynie.
Dokumenty magazynowe powstają w formie cyfrowej, a ich obieg opisuje strona o dokumentach magazynowych. Stan zapasów w czasie rzeczywistym pokazuje raport stanów magazynowych. Rezerwację okien czasowych dla pojazdów umożliwia system VSS, opisany na stronie o awizacji dostaw.
Wsparcie techniczne po wdrożeniu
Rola dostawcy nie kończy się na uruchomieniu systemu. Wsparcie techniczne działa na każdym etapie współpracy. Zespół ma więc partnera, który zna konfigurację jego środowiska i historię zmian w kartotekach.
Informacje o stanach i raportach są dostępne online dla uprawnionych osób. Uwagi użytkowników wracają do dokumentacji i konfiguracji. Aplikację w przeglądarce opisuje strona o programie magazynowym online, a specyfikę obiektów z regałami sięgającymi wysoko artykuł o zarządzaniu magazynem wysokiego składowania.
Pytania i odpowiedzi o obsługę informatyczną i funkcje WMS
System udostępnia tryb ręcznego przyjęcia Goods Receipt na podstawie numeru ASN lub zamówienia zakupu. Po zidentyfikowaniu towaru automatycznie drukuje nową etykietę wewnętrzną, która od tej chwili jest podstawowym nośnikiem informacji o produkcie w magazynie.
Wymusza zasadę FEFO przy generowaniu list wydania i wskazuje lokalizację partii o najkrótszym terminie. Gdy pracownik spróbuje pobrać towar z nowszą datą, skaner pokazuje ostrzeżenie albo blokuje operację.
Opakowanie z numerem seryjnym jest rejestrowane jako osobna jednostka logistyczna. Przy wydaniu skanuje się etykietę materiału i nośnika, a zwrot z produkcji przyjmuje zwrotna lista pickingowa.
Nie. Przy inwentaryzacji ciągłej system blokuje do spisu wybrane lokalizacje albo grupy towarowe, a reszta magazynu pracuje normalnie. Dane ze skanerów trafiają od razu do raportów różnic.
Outsourcing pozwala zrezygnować ze stałego zespołu informatycznego i skorzystać z elastycznych usług wyspecjalizowanej firmy. Firma może skupić się na działalności podstawowej.
Glosariusz pojęć z obsługi informatycznej przedsiębiorstw
- Outsourcing IT
- Przekazanie funkcji informatycznych zewnętrznej firmie, co pozwala nie utrzymywać stałego zespołu na miejscu.
- Oprogramowanie dedykowane
- Aplikacja wytworzona pod konkretny proces firmy, a nie program sprzedawany jako gotowy pakiet.
- ASP.net
- Technologia Microsoft do budowy aplikacji internetowych, działających po stronie serwera.
- SQL Server
- System zarządzania relacyjnymi bazami danych firmy Microsoft, używany jako magazyn danych aplikacji.
- ASN
- Zaawansowane awizo dostawy, czyli elektroniczny dokument z listą towarów, z którym porównuje się przyjęcie.
- Goods Receipt
- Księgowanie przyjęcia towaru na stan, wykonywane na podstawie ASN albo numeru zamówienia.
- Kwarantanna
- Status towaru, który blokuje jego wydanie do czasu zwolnienia po kontroli.
- Inwentaryzacja ciągła
- Spis wykonywany w trakcie normalnej pracy magazynu, z blokadą tylko wybranych lokalizacji.