Programy magazynowe online - zarządzanie WMS w chmurze

Programy magazynowe online różnią się zakresem bardziej niż ceną. Jedne prowadzą tylko kartotekę i stany, inne adresują każde gniazdo w regale i obsługują terminale z Androidem. Wybór klasy programu zaczyna się od pytania, co magazyn musi wiedzieć o towarze w chwili wydania.

Cztery klasy programów magazynowych online

Granice między klasami nie są formalne, ale da się je opisać przez to, co program zapisuje o jednej sztuce towaru. Im więcej zapisuje, tym więcej pytań potrafi rozstrzygnąć bez udziału magazyniera. Program wyższej klasy zawiera funkcje niższych, więc wybór ogranicza się do tego, ile szczegółu magazyn naprawdę wykorzysta.

Pierwszy sprawdzian klasy polega na pytaniu o jedną paletę. Program klasy pierwszej odpowie, ile sztuk towaru jest w magazynie. Program klasy trzeciej wskaże regał wraz z poziomem, a czwartej doda właściciela towaru. Im dalej w tabeli, tym mniej pracy zostaje magazynierowi na szukanie.

Drugi wymiar podziału wyznacza miejsce uruchomienia. Wszystkie cztery klasy mogą działać w przeglądarce, ale tylko dwie ostatnie wymagają stałej łączności z terminalami na hali. Wybór hostingu opisuje strona o programie magazynowym w chmurze, a codzienną pracę w przeglądarce strona o programie magazynowym online.

Kartoteka towarowa i jej model w bazie

Kartoteka jest zbiorem informacji o produkcie. Zawiera nazwę z kodem oraz jednostkę miary z ceną. W programie klasy WMS dochodzą pola, które włączają obowiązkową kontrolę przy operacjach, na przykład wymagana seria i wymagana data ważności. Przyjęcie bez numeru partii nie przechodzi wtedy weryfikacji.

Poniższy przykład jest ilustracyjny i nie pokazuje struktury produktu. Pokazuje, jak w SQL Server zapisuje się kartotekę z unikalnym kodem oraz stany na lokalizacjach powiązane z nią kluczem obcym.

CREATE TABLE dbo.Asortyment (
    AsortymentId int IDENTITY(1,1) PRIMARY KEY,
    Kod varchar(40) NOT NULL,
    Nazwa nvarchar(200) NOT NULL,
    JednostkaMiary char(3) NOT NULL,
    WymaganaSeria bit NOT NULL DEFAULT 0,
    WymaganaDataWaznosci bit NOT NULL DEFAULT 0
);
CREATE UNIQUE INDEX UX_Asortyment_Kod ON dbo.Asortyment (Kod);

CREATE TABLE dbo.StanyLokalizacji (
    LokalizacjaId int NOT NULL,
    AsortymentId int NOT NULL
        REFERENCES dbo.Asortyment (AsortymentId),
    Ilosc decimal(18,3) NOT NULL CHECK (Ilosc >= 0),
    PRIMARY KEY (LokalizacjaId, AsortymentId)
);

Unikalny indeks na kolumnie Kod blokuje duplikaty już na poziomie bazy, więc dwa terminale nie założą tego samego towaru pod jednym kodem. Składnię opisuje dokumentacja CREATE INDEX w SQL Server. Warunek CHECK odrzuca ujemny stan, a klucz obcy odrzuca stan towaru, którego nie ma w kartotece. Zasady kluczy opisuje dokumentacja kluczy obcych.

Reguła: ograniczenia należą do bazy, a nie do formularza. Formularz można ominąć importem z pliku albo integracją z ERP, natomiast klucz i warunek CHECK działają przy każdym zapisie.

Załączniki i zdjęcia asortymentu w Studio WMS.net opisuje strona o kartotekach magazynowych.

Dokumenty magazynowe w programie online

Każda zmiana stanu zapisuje się w dokumencie. Program generuje dokumenty automatycznie, więc numeracja jest ciągła, a historia operacji nie zależy od dyscypliny pracownika. Przy ręcznym wpisywaniu to właśnie brak numeru lub pomyłka w ilości zaczynają łańcuch rozbieżności.

Poniżej opisu dokumentów leży warunek spójności. Zmiana stanu i zapis dokumentu powstają w jednej transakcji, czyli w bloku BEGIN TRAN ... COMMIT. Przerwane połączenie terminala nie zostawia wtedy dokumentu bez zmiany stanu ani zmiany stanu bez dokumentu. Pełny obieg opisuje strona o dokumentach magazynowych.

Spis z natury i stan na dzień

Spis z natury polega na policzeniu towaru i porównaniu wyniku z danymi w systemie. Program skraca ten proces, bo operator skanuje lokalizacje, a różnice pojawiają się od razu na liście. Inwentaryzacja ciągła nie zatrzymuje wydań, ponieważ w danej chwili liczy się tylko wybrana część magazynu. Przebieg opisuje strona o inwentaryzacji w magazynie.

Z historii obrotów program odtwarza stan na dowolny dzień z przeszłości. Taki widok jest potrzebny przy rozliczeniach i sporach z kontrahentami, bo bieżący stan nie mówi nic o tym, co leżało w magazynie miesiąc temu. Funkcję opisuje strona o stanach magazynowych. Po spisie program wskazuje cztery rodzaje odchyleń.

• Brak. Na lokalizacji jest mniej towaru, niż wynika z ewidencji.
• Nadwyżka. Na lokalizacji jest więcej towaru, zwykle po przyjęciu bez dokumentu.
• Zaleganie. Towar leży na stanie od dawna i nie ma wydań.
• Przeterminowanie. Data ważności minęła, a towar nadal figuruje jako dostępny.

Dla każdego artykułu można ustawić minimalny i maksymalny próg zapasu. Gdy stan zbliża się do minimum, program wysyła powiadomienie do działu zakupów, więc zamówienie u dostawcy startuje przed brakiem towaru, a nie po nim. Progi trzeba okresowo weryfikować, bo zmieniają się wraz z sezonowością sprzedaży.

Dostęp online dla kontrahentów

Moduł internetowy dla właścicieli towaru jest cechą programów czwartej klasy. Kontrahent loguje się przez przeglądarkę i sprawdza stany oraz dokumenty przychodu i rozchodu. Sam też rejestruje polecenia wydania i awizacje dostaw. Biuro obsługi klienta dostaje mniej telefonów z pytaniem o dostępność towaru.

• Kontrahent widzi. Własne stany oraz historię przyjęć i wydań ze statusem zleceń.
• Kontrahent nie widzi. Towarów innych właścicieli, ich dokumentów ani cenników obowiązujących innych klientów.

Zakres modułu zależy od konfiguracji, a jego opis zawiera strona o internetowym module magazynowym. Wymiana danych z systemem ERP kontrahenta jest osobnym zagadnieniem, bo wymaga zgodności indeksów po obu stronach.

Magazyn wysokiego składowania wymaga adresacji

Regał kilkupoziomowy dodaje do ewidencji wysokość. Pobranie z piątego poziomu wymaga wózka wysokiego składowania, więc program musi znać poziom z nośnością gniazda oraz masę palety. Bez tych danych przydział lokalizacji prowadzi do nadmiernych przejazdów albo do przeciążenia regału. Układ gniazd opisuje strona o miejscach składowania.

Praca na wysokości podlega ogólnym przepisom BHP, które zawiera rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Program nie zastępuje szkolenia operatorów. Wyznacza za to trasę wózka, która skraca przejazd i liczbę manewrów między regałami.

Konfiguracja czy program na zamówienie

Gotowy program dopasowuje się parametrami, na przykład strefami i regułami rotacji. Program pisany na zamówienie dopasowuje się kodem, więc każda zmiana procesu oznacza pracę programisty. Różnica wychodzi po kilku latach, gdy zmienia się asortyment albo przybywa kontrahentów.

• Konfiguracja. Zmianę wprowadza administrator, bez wpływu na kod programu i na kolejne aktualizacje.
• Kod na zamówienie. Zmianę wprowadza programista, a każda aktualizacja wymaga ponownych testów.

Gotowy produkt dostawca utrzymuje dla wszystkich klientów naraz, więc poprawka przygotowana dla jednego trafia do pozostałych. Przy programie na zamówienie trzeba osobno pilnować aktualizacji bazy danych i przeglądarek. W obu wariantach ewidencja opiera się na tym samym modelu kartoteki i dokumentów, który opisano wyżej.

Kryteria wyboru programu online

Porównanie programów ma sens dopiero po spisaniu własnych procesów. Magazyn bez adresacji lokalizacji nie skorzysta z funkcji WMS, a magazyn wysokiego składowania nie obejdzie się bez nich. Cztery pytania porządkują wybór.

• Adresacja. Czy program zapisuje poziom i pozycję gniazda, czy tylko nazwę magazynu.
• Terminal. Czy skan z urządzenia z Androidem zapisuje ruch od razu, czy dopiero po powrocie do biura.
• Kontrahenci. Czy program rozdziela towar według właścicieli i udostępnia im własny widok.
• Konfiguracja. Czy strefy i raporty ustawia się bez programisty, czy każda zmiana oznacza zlecenie.

Zakres konfiguracji Studio WMS.net opisuje strona o konfiguracji programu magazynowego, a pracę na terminalu strona o WMS na Androidzie. Najpewniejszy sprawdzian to demo na własnym asortymencie, w którym przyjmuje się i wydaje kilkadziesiąt palet.

Pytania i odpowiedzi o programy magazynowe online

Glosariusz pojęć związanych z programami magazynowymi online

Kartoteka towarowa

Zbiór danych o produkcie, od nazwy i kodu po jednostkę miary, do którego odwołują się dokumenty i stany.

Program magazynowy online

Oprogramowanie do ewidencji magazynu uruchamiane w przeglądarce, bez instalacji na każdym stanowisku.

WMS

System zarządzania magazynem, który prowadzi ewidencję z dokładnością do lokalizacji i steruje kolejnością operacji.

Spis z natury

Policzenie towaru w magazynie i porównanie wyniku z danymi w systemie informatycznym.

Inwentaryzacja ciągła

Liczenie wybranych lokalizacji według harmonogramu, bez zatrzymywania pracy całego magazynu.

Klucz obcy

Ograniczenie w bazie danych wymagające, aby wartość w jednej tabeli istniała w tabeli powiązanej.

Indeks unikalny

Indeks bazy danych, który nie pozwala zapisać dwóch wierszy z tą samą wartością klucza.

Moduł dla kontrahentów

Część systemu dostępna przez przeglądarkę, w której właściciel towaru widzi własne stany i dokumenty.

Warto przeczytać