Decydując o miejscu przechowywania w magazynie, należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Rodzaj magazynowanych produktów, częstotliwość rotacji zapasów i dostępna powierzchnia to tylko niektóre z rzeczy, które należy wziąć pod uwagę.
Pierwszą rzeczą do rozważenia jest rodzaj przechowywanych produktów. Jeśli produkty są delikatne lub wymagają specjalnych warunków przechowywania, należy je przechowywać w miejscu spełniającym te warunki. Na przykład, jeśli produkty są wrażliwe na temperaturę, będą musiały być przechowywane w pomieszczeniu o kontrolowanej temperaturze.
Drugą rzeczą do rozważenia jest częstotliwość rotacji zapasów. Jeśli produkty będą przechowywane przez długi czas, ważne jest, aby wybrać miejsce przechowywania, które nie będzie podlegało dużym ruchom. Pomoże to zapobiec uszkodzeniu produktów.
Trzecią rzeczą do rozważenia jest dostępna przestrzeń. Jeśli produkty mają być przechowywane na małej powierzchni, ważne jest, aby wybrać takie miejsce przechowywania, które efektywnie wykorzystuje przestrzeń. Pomoże to zapobiec przechowywaniu produktów w zbyt zatłoczonym miejscu.
Po rozważeniu czynników następnym krokiem jest wybór miejsca przechowywania. Dostępnych jest wiele różnych opcji przechowywania, dlatego ważne jest, aby wybrać tę, która najlepiej odpowiada potrzebom przechowywanych produktów.
Nowe miejsce adresowe dopisywane jest w pozycji menu NOWA LOKALIZACJA lub przez użycie funkcji DOPISZ w kartotece miejsc adresowych.
Po uruchomieniu pozycji menu wyświetlony zostaje formularz dopisania miejsca adresowego.Oznaczenie miejsca adresowego ma format AA-BB-C-D, gdzie: AA – regał, BB – gniazdo, C – wysokość (poziom), D – paleta (gniazdo paletowe). Parametry miejsca adresowego podzielone zostały na kategorie: regał, gniazdo, wysokość, gniazdo paletowe, status lokalizacji i inne. Parametry wybierane są przez kliknięcie pola wyboru lub zapisanie informacji. Przy dopisywaniu miejsca adresowego Operator wybiera regał, gniazdo, poziom oraz gniazdo paletowe.
Wymienione parametry lokalizacji definiowane są w skorowidzach. Lista wartości parametrów jest tworzona dynamicznie na podstawie zapisanych w programie skorowidzów oraz stanu aktywności pozycji skorowidza.Po wprowadzeniu modyfikacji w skorowidzach dotyczących miejsc adresowych, w tym po zmianie aktywności pozycji skorowidza należy odświeżyć ustawienia okna dopisania miejsca adresowego. Kliknięcie prawym klawiszem myszy na ekranie, w obszarze grupy informacji, które były zmieniane, wyświetla listę dostępnych funkcji. Należy wybrać polecenie ODŚWIEŻ.Regał, gniazdo, poziom i gniazdo paletowe to informacje, które są obowiązkowe przy dopisaniu miejsc adresowych.
Program blokuje dopisanie miejsc składowania bez wybranych pól obowiązkowych. Przy próbie dopisania nieprawidłowego miejsca adresowego wyświetlane są komunikaty „proszę zaznaczyć” obok pól wymaganych. W sekcji STATUS LOKALIZACJI wyświetlone zostają pozycje skorowidza statusów. Domyślnie zaznaczona jest pierwsza pozycja skorowidza. SYMBOL MAGAZYNU wybierany jest ze skorowidza, którego pozycje wyświetlane są po kliknięciu ikony listy rozwijanej. Domyślnie proponowana jest pierwsza pozycja skorowidza magazynów. OPIS LOKALIZACJI to dowolna informacja zapisywana przez Operatora.
OBJĘTOŚĆ i ŁADOWNOŚĆ są nieobowiązkowymi parametrami miejsca adresowego. Parametr MIEJSCE PODLEGA OBSŁUDZE MAGAZYNOWEJ domyślnie jest aktywny. Miejsce składowe, które nie podlega obsłudze magazynowej nie jest dostępne przy rejestracji przyjęcia do magazynu. Dopisanie miejsca adresowego wymaga potwierdzenia polecenia ZAPISZ (przez kliknięcie).Po dopisaniu lokalizacji jej symbol zostaje wyświetlony w górnej części formularzu dopisania. Program blokuje dublowanie lokalizacji. Przy próbie zapisania powtórzonej lokalizacji zostaje wyświetlony komunikat w górnej części formularzu dopisania lokalizacji: Powtórzona lokalizacja, proszę zaznaczyć inną.
Prosta ewidencja magazynowa ogranicza się do informacji ile mamy danego asortymentu.
Budowane są coraz większe magazynu, w których przechowywane są coraz większe zapasy, w takiej sytuacji potrzeba ewidencyjna się zmienia, gdyż informacja o ogólnym stanie magazynowym staje się niewystarczająca.
W celu ułatwienia pracy magazynierom, lepszego wykorzystania przestrzeni magazynowej oraz uzyskania wiedzy w jakim miejscy znajdują się określone ilości towarów wprowadza się ewidencję wg miejsc składowania – system WMS.
W magazynie o rozbudowanej powierzchni magazynowej wyznacza się strefy składowania, a magazyny wyposażone w regały znakuje się nadając im miejsca adresowe (lokalizacje magazynowe).
Oznaczenie stref magazynowych lub regałów i miejsc paletowych symbolami pozwala jednoznacznie określić miejsce położenia artykułu w magazynie.