Rozliczanie paletodób w obcym magazynie wysokiego składu - dwie ewidencje w Studio WMS.net

Obcy magazyn wysokiego składu przechowuje towar kilku właścicieli w jednym obiekcie i rozlicza ich za usługi. System prowadzi więc dwie ewidencje: ilościową dla właściciela towaru i kosztową dla operatora. Studio WMS.net łączy je z dostępem przez przeglądarkę, z którego korzystają kontrahenci.

Dwie ewidencje w jednym systemie

W magazynie usługowym gospodarka prowadzona jest ilościowo. Operator nie jest właścicielem palet, więc nie wycenia ich w swoich księgach. Program ewidencjonuje natomiast obroty magazynowe kosztowo, a wynik służy do obciążania kontrahenta za składowanie i obsługę.

Każda jednostka ładunkowa ma przypisanego właściciela. Poza nim zapisuje się adres i partię. Program umożliwia ewidencję z dokładnością do miejsca składowania oraz zapis numeru partii i terminu przydatności. Dla towarów seryjnych rejestruje się też numery seryjne. Dwie firmy mogą więc mieć ten sam indeks w jednej alejce, a ich stany się nie mieszają.

Klucz właściciela występuje w każdej tabeli ruchów i w każdym zapytaniu o stan. Gdy jego brakuje, stan obu firm zsumuje się w jedną liczbę, co w magazynie usługowym jest błędem rozliczeniowym. Dlatego identyfikator kontrahenta wymusza się na poziomie dokumentu, a nie dopisuje po fakcie.

Rozliczanie usług składowania

Widok rozliczania kosztów naliczają opłaty według cenników. Stawki obejmują przyjęcie jednostki i wydanie jednostki, a także opłatę za dobę składowania i obsługę specjalną. Zestawienie pokazuje okres rozliczeniowy i kontrahenta. Kolejne kolumny podają wolumen operacji oraz kwotę należności. Raport można wyeksportować do arkusza albo przekazać do systemu ERP, który wystawi fakturę.

Opłata za składowanie zależy od liczby dób, przez które paleta zajmowała miejsce. Poniższe zapytanie jest ilustracyjne i nie pokazuje kodu produktu. Dla każdego właściciela sumuje ono tak zwane paletodoby w wybranym okresie, z uwzględnieniem palet przyjętych przed jego początkiem i jeszcze nie wydanych.

SELECT p.KontrahentId,
       SUM(DATEDIFF(DAY,
           CASE WHEN p.DataPrzyjecia > @Od THEN p.DataPrzyjecia ELSE @Od END,
           CASE WHEN ISNULL(p.DataWydania, @Do) < @Do THEN ISNULL(p.DataWydania, @Do) ELSE @Do END
       ) + 1) AS Paletodoby
FROM dbo.Palety AS p
WHERE p.DataPrzyjecia <= @Do
  AND (p.DataWydania IS NULL OR p.DataWydania >= @Od)
GROUP BY p.KontrahentId;

Reguła: sposób liczenia doby ustala umowa, a nie zapytanie. Dzień przyjęcia i dzień wydania mogą liczyć się jako dwie doby albo jako jedna. Ta sama partia palet daje wtedy trzy różne kwoty, więc zasadę trzeba zapisać przed pierwszą fakturą.

Zasady fakturowania usług magazynowania i transportu opisuje strona o usługach magazynowania i transportu towarów. Interpretację podatkową zawsze potwierdza księgowość klienta.

Przyjęcie towaru od kontrahenta

Przyjęcie zaczyna się od zlecenia przyjęcia, które kontrahent wprowadza w portalu albo operator rejestruje po telefonie. Przy rampie magazynier skanuje etykiety, a system porównuje ilość z zleceniem. Różnica zostaje zapisana w dokumencie, więc spór o liczbę palet wychodzi na rampie, a nie przy rozliczeniu miesiąca. Przebieg opisuje strona o przyjęciu towaru do magazynu.

Wydanie na zlecenie właściciela

Zlecenie wydania trafia do kolejki zadań z numerem kontrahenta i terminem. Lista pobrań prowadzi operatora po lokalizacjach, a skan potwierdza zgodność palety ze zleceniem. System nie pozwoli wydać towaru, który należy do innego właściciela. Zamknięcie dokumentu pomniejsza stan i uruchamia naliczanie opłaty za obsługę. Proces opisuje strona o wydaniu z magazynu.

Portal dla właścicieli towaru

Wersja do obsługi magazynu usługowego zawiera moduł dostępu przez Internet. Kontrahent loguje się do portalu operatora i widzi własne stany oraz dokumenty. Nie widzi towaru innych firm. Zakres modułu opisuje strona o module internetowym dla kontrahentów.

• Stany magazynowe. Aktualna ilość na każdej lokalizacji i w każdej partii, bez telefonu do magazynu.
• Dokumenty. Przyjęcia i wydania z numerem oraz statusem, dostępne w każdej chwili.
• Zlecenia wydań. Kontrahent sam wystawia zlecenie, a magazyn widzi je w kolejce zadań.
• Awizacje dostaw. Zapowiedź przyjazdu z terminem, dzięki której operator przygotowuje rampę i miejsca.

Model kontaktu z klientem opisuje strona o magazynie klienta.

VMI, czyli uzupełnianie zapasów przez dostawcę

W modelu Vendor Managed Inventory producent planuje dostawy uzupełniające do magazynu dystrybutora. Odbiorcą bywa też hurtownia albo sieć detaliczna. Zewnętrzni klienci wprowadzają zlecenia dostaw i planują stany z poziomu przeglądarki, przez internetowy moduł ASP.NET. Producent widzi faktyczną dystrybucję, a dane nie są zafałszowane stanami zapasów u pośrednika.

Najprostsza forma planowania porównuje bieżący zapas z wartościami ustalonymi wspólnie przez dostawcę i klienta. Można to robić w arkuszu kalkulacyjnym, ale program magazynowy przyspiesza pracę i usuwa ręczne przepisywanie danych. Wysokie zapasy u producenta i dystrybutora wynikają zwykle z prób utrzymania ciągłości sprzedaży. VMI skraca ten łańcuch decyzji.

Usługi dodatkowe i etykietowanie

Poza składowaniem usługi magazynowania obejmują pakowanie i etykietowanie. Dochodzi konfekcjonowanie oraz obsługa akcji promocyjnych, czyli co-packing. Dostępny bywa cross-docking, w którym towar trafia z rampy przyjęcia od razu na rampę wydania, bez składowania. Dokumenty tego typu pokazuje osobna lista z filtrami statusu i daty.

Program drukuje etykiety logistyczne na drukarkach, na przykład Zebra. Wzór jest zgodny ze standardem GS1 i z wymaganiami sieci NETTO. Moduł opisuje strona o etykietach logistycznych GS1, a budowę etykiety przedstawia standard GS1 Polska.

Uprawnienia i separacja danych kontrahentów

Kontrahent dostaje konto z rolą ograniczoną do własnych danych, a pracownik operatora ma uprawnienia zależne od stanowiska. Magazynier widzi zadania, kierownik zestawienia, a administrator konfigurację. Przypisywanie ról opisuje strona o rolach i użytkownikach w systemie WMS. Audyt zdarzeń pozwala odtworzyć, kto zmienił dokument i kiedy to zrobił. Ma to znaczenie przy sporze o ilość palet.

Podział ról pokazuje typowy układ w obiekcie usługowym, a konkretne uprawnienia ustala się przy wdrożeniu. Zbyt szerokie uprawnienia kontrahenta są częstszym problemem niż zbyt wąskie, więc zaczyna się od minimum i rozszerza na wniosek.

Praca operatorów na hali

Magazynierzy pracują na terminalach z Androidem. Skan etykiety potwierdza przyjęcie i odłożenie. Ten sam skan zamyka wydanie, a każde zdarzenie trafia do rejestru z właścicielem towaru. Wózki wysokiego składowania mają terminale pokładowe, które pokazują zadanie bez zdejmowania rąk z kierownicy. Aplikację opisuje strona o WMS na Androida.

Operator usługowy dba o to, by towar jednego klienta nigdy nie trafił do wydania drugiego. Skaner blokuje operację, gdy kod palety należy do innego właściciela niż zlecenie.

Inwentaryzacja stanów w imieniu właścicieli

Operator odpowiada za cudzy towar, więc zgodność stanu z rzeczywistością jest jego zobowiązaniem. Inwentaryzacja cykliczna liczy wybrane lokalizacje bez zatrzymywania obiektu i zapisuje wynik osobno dla każdego właściciela. Raport stanów dla zleceniodawcy powstaje wtedy bez pracy ręcznej. Metodę opisuje strona o inwentaryzacji w magazynie.

Kiedy standardowy system nie wystarcza

Magazynowy system na zamówienie ma sens wtedy, gdy standardowe aplikacje nie pasują do konkretnego modelu obsługi. Przykładem są niestandardowe zasady rozliczeń z wieloma kontrahentami jednocześnie, na przykład osobne stawki dla każdej grupy towarowej. W takiej sytuacji cennik i sposób liczenia dób konfiguruje się w module rozliczeń, a pozostałe procesy pozostają wspólne.

Własny skład a obsługa cudzego towaru

Firma, która prowadzi magazyn wyłącznie na własne potrzeby, nie potrzebuje portalu ani rozliczeń. Taki model opisuje strona o własnym magazynie wysokiego składowania. Model usługi dla wielu klientów opisuje strona 3PL - co to jest.

Pytania i odpowiedzi o obce magazyny wysokiego składu

Glosariusz pojęć związanych z obcym magazynem wysokiego składu

Magazyn usługowy

Obiekt, w którym operator przechowuje towar innych firm i pobiera opłaty za składowanie oraz obsługę.

Ewidencja ilościowa

Zapis stanu towaru w sztukach i jednostkach, bez wyceny, prowadzony dla właściciela towaru.

Ewidencja kosztowa

Zapis operacji i dób składowania, z którego powstaje opłata dla kontrahenta.

Paletodoba

Jedna paleta zajmująca miejsce przez jedną dobę, podstawowa jednostka rozliczenia składowania.

VMI

Vendor Managed Inventory, model, w którym dostawca planuje uzupełnianie zapasów w magazynie odbiorcy.

Cross-docking

Przeładunek, w którym towar trafia z rampy przyjęcia na rampę wydania z pominięciem składowania.

Co-packing

Usługa konfekcjonowania towaru na potrzeby akcji promocyjnych, na przykład zestawów.

Awizacja

Zapowiedź dostawy z terminem i danymi przewoźnika, która pozwala przygotować rampę i miejsca.

Warto przeczytać