Wysyłka kurierska z magazynu wysokiego składowania - wybór przewoźnika po skanie zamówienia

Spakowana paczka czeka na etykietę. Bez integracji pracownik loguje się do portalu przewoźnika i przepisuje adres z wymiarami, a dopiero potem drukuje etykietę. W Studio WMS.net ten etap skraca się do jednego skanu: kod zamówienia uruchamia wybór przewoźnika, zapytanie do jego systemu i wydruk etykiety.

Koszt ręcznej obsługi wysyłek

Ostatni etap procesu magazynowego, czyli przekazanie paczki kurierowi, kończy wewnętrzną pracę magazynu i zaczyna drogę do klienta. Przy kilku przewoźnikach ręczna obsługa oznacza kilka portali i kilka formularzy z tymi samymi danymi dla każdego zamówienia. Wystarczy jedna literówka w adresie albo etykieta naklejona na złą paczkę, żeby pojawił się zwrot albo reklamacja.

W magazynach e-commerce w sezonie szczytowym ten czas rośnie z każdą paczką. Stanowisko pakowania staje się wąskim gardłem, choć nie wynika to z liczby pracowników, tylko z liczby przełączeń między systemami. Wcześniejsze etapy opisują strony o kompletacji zleceń i o planowaniu wysyłek z magazynu.

Wybór przewoźnika według reguł

Po skanie kodu zamówienia system wybiera przewoźnika na podstawie zdefiniowanych reguł. Reguły odwołują się do parametrów paczki i do ustaleń z klientem. Można też skonfigurować wybór najkorzystniejszej oferty dla danej przesyłki, co przekłada się na koszty transportu.

Przykładowo system współpracuje z DHL i DPD, a także z InPost i FedEx. Magazynier pracuje w jednym interfejsie, więc nie musi znać portali poszczególnych firm.

Przebieg obsługi jednej paczki

Sekwencja jest krótka, ale każdy jej etap ma własny zapis w systemie, co ułatwia znalezienie miejsca pomyłki.

1. Pracownik skanuje kod zamówienia na stanowisku pakowania.
2. System dobiera przewoźnika i usługę według reguł.
3. WMS wysyła zapytanie przez API i odbiera numer listu z etykietą.
4. Drukarka wydaje etykietę, a pracownik nakleja ją na paczkę.

Zapis numeru listu i czasu skanu przy zamówieniu pozwala odpowiedzieć na pytanie o reklamację bez przeszukiwania maili. Wystarczy numer dokumentu albo nazwa odbiorcy. W razie sporu z przewoźnikiem o uszkodzenie widać, kiedy paczka opuściła stanowisko i jakim numerem była oznaczona.

Reguły mają kolejność. Gdy paczka spełnia dwa kryteria naraz, na przykład jest ciężka, a klient wskazał innego przewoźnika, rozstrzyga priorytet reguły. Dobrze jest ustalić go z góry: preferencja klienta zwykle wygrywa z kosztem, a limit wagi usługi wygrywa z preferencją. Powinna istnieć też reguła domyślna, żeby żadna paczka nie została bez przewoźnika.

Wymiana danych z systemem kuriera

WMS komunikuje się z systemem kuriera przez interfejs API. Wysyła adres odbiorcy oraz parametry paczki z wybraną usługą. W odpowiedzi dostaje numer listu przewozowego i gotową do druku etykietę transportową.

Parametry wymiany

• Dane wysyłane. Adres odbiorcy i parametry paczki wraz z wybraną usługą oraz polami wymaganymi przez przewoźnika.
• Dane zwrotne. Numer listu przewozowego i etykieta transportowa w formacie do druku.
• Zapis w WMS. Numer listu zostaje przy zamówieniu i dalej trafia do ERP.
• Powiadomienie. Klient dostaje numer przesyłki i może śledzić paczkę od nadania.

Reguła: paczka nie opuszcza stanowiska pakowania, dopóki WMS nie zapisze numeru listu i etykiety. Odpowiedź z błędem powinna oznaczać status do ponowienia, a nie przesyłkę bez etykiety, bo ręcznie dopisany numer prowadzi do rozbieżności między systemami.

Asynchroniczność i ponawianie

Połączenie z zewnętrznym systemem bywa wolne albo niedostępne. Zapytanie o etykietę nie powinno blokować całego stanowiska, więc zlecenie czeka w kolejce, a operator przechodzi do kolejnej paczki. Ponowna wysyłka tego samego zapytania nie może założyć drugiego listu, bo każdy numer generuje koszt. Dlatego w takich integracjach zapytanie opatruje się identyfikatorem zamówienia, o ile pozwala na to API przewoźnika. Szczegóły obsługi błędów ustala się przy wdrożeniu dla konkretnego kuriera.

Przewoźnik bez interfejsu API

Nie każda firma kurierska udostępnia interfejs do automatycznego pobierania etykiet. Dotyczy to zwłaszcza małych przewoźników lokalnych. W takim przypadku numery listów rejestruje się w module Spedycja.net i wiąże z dokumentami wydania. Przewoźnik pozostaje wtedy w tym samym obiegu dokumentów, choć etykieta powstaje poza WMS.

Etykieta transportowa i standard GS1

Etykieta kuriera wraca z systemu przewoźnika i zawiera dane potrzebne do sortowania w sieci. Etykieta logistyczna jednostek zbiorczych, na przykład palet, to osobny dokument z numerem SSCC. Budowę i zawartość tej drugiej określa standard etykiety logistycznej GS1. Zasady jej wydruku opisuje strona o etykietach logistycznych GS1.

Wydruk odbywa się na drukarce kodów kreskowych w pobliżu stanowiska pakowania. Rodzaje drukarek i etykiet zbiera strona o drukarkach kodów kreskowych, a własne wzory etykiet w języku ZPL opisuje artykuł o projektowaniu etykiet ZPL.

Numer listu w dokumentach wydania

Numer listu przewozowego zapisuje się przy zamówieniu, a w module Spedycja.net rejestruje się go razem z dokumentem wydania WZ. Program pozwala wydrukować dokumenty na zwykłej drukarce laserowej albo atramentowej. Można też drukować etykiety z kodem kreskowym i naklejać je na przesyłkę.

Lista dokumentów wydania pokazuje status od oczekiwania na kompletację po wydanie i zamknięcie. Pozwala odnaleźć paczkę po numerze dokumentu albo odbiorcy, co skraca odpowiedź na pytanie klienta o stan przesyłki. Szczegóły wydania opisuje strona o wydaniu z magazynu.

Przekazanie paczek kurierowi

Po wydruku etykiety paczki trafiają do strefy wysyłek i są układane według przewoźnika. W praktyce kurier odbiera przesyłki o ustalonej godzinie, więc stanowisko pakowania kończy pracę nad danym przewoźnikiem przed jego przyjazdem. Zamówienie zgłoszone po tej godzinie czeka na następny odbiór, co warto zapisać w regułach, bo wpływa na termin obiecany klientowi.

Przy przekazaniu paczek skanuje się numery z etykiet, a lista skanów wskazuje, czy żadna przesyłka nie została pominięta. Dokument wydania zamyka się wtedy, gdy wszystkie paczki zamówienia opuściły magazyn. Pozwala to rozróżnić paczkę spakowaną od paczki faktycznie przekazanej, a ta różnica ma znaczenie przy odpowiedzialności za przesyłkę.

Pakowanie z terminalem mobilnym

Skan kodu zamówienia na kolektorze danych albo telefonie z Androidem identyfikuje towar przeznaczony do wysyłki. System prowadzi pracownika przez wybór opakowania i zabezpieczenie produktu, a oznakowanie paczki zgadza się z wymogami przewoźnika. Szczegóły pracy na urządzeniach opisuje strona o systemie WMS na Androidzie.

Numer przesyłki trafia do systemu ERP, a klient dostaje automatyczne powiadomienie. Magazyn nie wysyła wiadomości ręcznie, więc zmiana przewoźnika w regułach nie wymaga zmiany procedury. Ogólny opis programu zawiera strona Studio WMS.net, a integrację z systemem nadrzędnym opisuje strona o integracji z SAP.

Wskaźniki do kontroli po wdrożeniu integracji

Efekt integracji mierzy się na danych z bazy, bo każda operacja ma zapisany czas i numer dokumentu. Porównanie dotyczy tego samego okresu poprzedniego roku, ponieważ sezonowość zmienia liczbę paczek.

• Czas od skanu do etykiety. Mierzony osobno dla każdego przewoźnika, wskazuje wolne API.
• Odsetek ponowionych zapytań. Wzrost oznacza problemy z łącznością albo z danymi adresowymi.
• Paczki zwrócone z błędem adresu. Spadek po wdrożeniu potwierdza, że dane nie są już przepisywane.
• Wydania bez numeru listu. Każdy taki dokument wymaga wyjaśnienia przed zamknięciem.

Reguły wyboru przewoźnika warto przeglądać okresowo, bo cenniki i limity usług się zmieniają. Zapis numeru listu przy każdym zamówieniu pozwala sprawdzić, który przewoźnik obsłużył daną przesyłkę, i porównać koszty przed zmianą reguły i po niej.

Pytania i odpowiedzi o integrację z firmami kurierskimi

Glosariusz pojęć związanych z wysyłką kurierską

List przewozowy

Dokument potwierdzający zawarcie umowy przewozu przesyłki, z numerem służącym do śledzenia.

Etykieta transportowa

Etykieta na paczce z danymi odbiorcy i kodem do sortowania w sieci przewoźnika.

API

Interfejs programistyczny, przez który WMS przekazuje dane przewoźnikowi i odbiera odpowiedź.

Tracking

Śledzenie statusu przesyłki od nadania do doręczenia na podstawie numeru listu.

SSCC

Numer jednostki logistycznej w standardzie GS1, identyfikujący paletę lub inną jednostkę zbiorczą.

ZPL

Język poleceń drukarek termicznych Zebra, w którym opisuje się układ etykiety.

Dokument WZ

Wydanie zewnętrzne, dokument potwierdzający zdjęcie towaru ze stanu magazynu i przekazanie go odbiorcy.

Spedycja.net

Moduł do rejestracji numerów listów przewozowych powiązanych z dokumentami wydania.

Warto przeczytać