Ewidencja zapasów w magazynie wysokiego składowania - raport stanów zerowych i ujemnych

Gospodarka magazynowa jest częścią infrastruktury logistycznej, przez którą przechodzi przepływ surowców i wyrobów gotowych. Magazyn bywa też pozycją kosztową, bo zapas zamraża pieniądze, a każdy ruch towaru wymaga pracy. Prowadzenie takiej gospodarki oznacza więc nie tylko przechowywanie, lecz przede wszystkim ewidencję i kontrolę.

Zasady prawidłowej gospodarki magazynowej

Czasowe gromadzenie zapasów dóbr materialnych i ich składowanie we właściwych warunkach do chwili przekazania odbiorcom nazywa się magazynowaniem. Gospodarka magazynowa polega na tym, że każdy ruch ma podstawę dokumentową, a stan wynika z zapisów, nie z zaufania. Pracownicy odpowiadają też za przestrzeganie przepisów ppoż. i BHP na terenie obiektu.

Kolumna ostatnia pokazuje, że każda zasada ma odpowiednik w systemie. Ewidencja opakowań wymaga osobnych kartotek, bo opakowanie trwałe wraca do dostawcy i nie może zniknąć ze stanu razem z towarem.

Co przechowuje się w magazynie

W magazynie leżą produkty gotowe i towary handlowe, a obok nich środki trwałe oraz materiały zużywane jednorazowo. Osobną grupę tworzą części zamienne do maszyn i opakowania trwałe objęte obrotem. Każda grupa ma inne wymagania ewidencyjne: opakowanie wraca do dostawcy, materiał schodzi ze stanu przy zużyciu, a środek trwały wymaga identyfikacji pojedynczej sztuki.

Kartoteka asortymentu opisuje każdą z tych grup. Zakładka danych ewidencyjnych identyfikuje towar numerem SKU i kodem EAN, a dane uzupełniające przechowują wymiary i parametry pakowania.

Dokumentowanie obrotu magazynowego

Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady dokumentowania obrotu jest ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Przyjęcie i wydanie towaru to operacja gospodarcza, którą potwierdza dowód księgowy. Dokumenty magazynowe mają bezpośredni wpływ na prowadzenie gospodarki i jej rozliczanie.

Mogą być wystawiane ręcznie przez magazyniera albo automatycznie, zależnie od parametrów i procedur. System WMS przenosi ciężar na zapis ze skanu: potwierdzone pobranie tworzy dokument bez wpisywania danych. Obieg dokumentów opisuje strona o dokumentach magazynowych.

Reguła: dokument magazynowy nie jest wynikiem operacji, lecz jej dowodem. Gdy kolejność się odwraca i dokument powstaje po wydaniu na podstawie pamięci, stan w ewidencji przestaje być wiarygodny.

Ochrona przed kradzieżą i zniszczeniem zaczyna się od dostępu. Do lokalizacji z towarem o dużej wartości wchodzi ograniczony krąg osób, a każde pobranie zostawia ślad z datą i nazwiskiem operatora. System nie zastępuje zabezpieczeń fizycznych, ale pozwala odtworzyć, kto i kiedy dotykał danej palety.

Raport stanów magazynowych w różnych przekrojach

Raport stanów pokazuje zapasy w wielu ujęciach: według magazynów oraz dla wybranych towarów. Osobne zestawienia wskazują stany zerowe oraz stany ujemne. Uniwersalna funkcja filtrowania zawęża zakres danych, więc kierownik pobiera tylko tę część, której potrzebuje.

Obok raportu działa lista stanów, która podczas pracy wszystkich magazynów pokazuje aktualne dane. Program ustala też stan na wskazany dzień, co omawia strona o stanach magazynowych.

Stan ujemny jako sygnał błędu

Stan ujemny jest pozorną niemożliwością. Oznacza, że system wydał więcej, niż przyjął, więc gdzieś brakuje dokumentu przyjęcia albo błędnie zapisano ilość. Najtrudniej znaleźć moment, w którym zapas przeszedł poniżej zera, bo późniejsze przyjęcia mogą go przykryć.

Poniższe zapytanie jest ilustracyjne i nie pokazuje kodu produktu. Oblicza stan narastający po każdym ruchu w obrębie indeksu i zwraca datę pierwszego przekroczenia zera. Funkcja okna z klauzulą OVER liczy sumę bez grupowania wierszy, dzięki czemu każdy ruch zachowuje swoją pozycję w czasie.

WITH ruchy AS (
    SELECT IndeksId, DataRuchu,
           SUM(CASE WHEN TypRuchu = 'PRZYJECIE' THEN Ilosc ELSE -Ilosc END)
               OVER (PARTITION BY IndeksId
                     ORDER BY DataRuchu, RuchId
                     ROWS UNBOUNDED PRECEDING) AS StanNarastajaco
    FROM dbo.RuchyMagazynowe
)
SELECT IndeksId, MIN(DataRuchu) AS PierwszyStanUjemny
FROM ruchy
WHERE StanNarastajaco < 0
GROUP BY IndeksId;

Drugi klucz sortowania, identyfikator ruchu, rozstrzyga kolejność operacji z tą samą datą. Bez niego wynik byłby niedeterministyczny. Składnię opisuje dokumentacja klauzuli OVER w T-SQL.

Stanu ujemnego nie zeruje się dokumentem korygującym przed wyjaśnieniem przyczyny. Najpierw sprawdza się dokumenty z okolicy wskazanej daty, a potem fizyczny stan lokalizacji. Gdy brak przyjęcia potwierdzi się, dokument uzupełnia się z datą faktycznego zdarzenia, a nie z dzisiejszą.

Zapasy zbędne i nadmierne

Kontrola zapasów ma dwie strony. Brak towaru zatrzymuje sprzedaż lub produkcję, a nadmiar zamraża kapitał i zajmuje regały. Zapas zbędny, czyli taki, na który nie ma już popytu, jest kosztem bez żadnej korzyści.

Analiza rotacji wskazuje pozycje, które schodzą wolno albo zalegają. Dane historyczne służą też do planowania zakupów surowców, bo to z nich wynika, ile materiału faktycznie schodzi w miesiącu. Metodę opisuje strona o rotacji i zaleganiu.

• Stan minimalny. Poniżej tego poziomu system zgłasza potrzebę uzupełnienia, zanim zapas się skończy.
• Stan maksymalny. Powyżej tego poziomu zamawianie wstrzymuje się, bo dalsze przyjęcia tylko zwiększają koszt przechowywania.

Gospodarka magazynowa w obiekcie wysokiego składowania

Magazyn wysokiego składowania daje większą gęstość składowania i niższe koszty pracy w przeliczeniu na paletę niż obiekt tradycyjny. Przeciwwagą jest wyższy koszt błędu: paleta odłożona w złym gnieździe jest trudna do odnalezienia. Gospodarka magazynowa musi więc opierać się na dokładnym adresowaniu, a ewidencja według lokalizacji staje się wymogiem.

Wybór wykonawcy ma znaczenie, bo projektowanie regałów i oprogramowania powinno być spójne. Struktura lokalizacji i ich nośność wchodzą do kartotek, na których pracuje system. Rozbieżność między projektem hali a konfiguracją systemu wychodzi na jaw przy pierwszym odkładaniu palety na najwyższy poziom. Dane o kartotekach opisuje strona o kartotekach magazynowych.

Awizacja transportu i lokacja palet

Moduł Awizacja Transportu pozwala dodawać awizacje i prowadzić rejestry awizacji w buforze oraz zatwierdzonych. Rozdział na bufor i zatwierdzone działa jak poczekalnia: wpis czeka na akceptację, a dopiero zatwierdzony rezerwuje okno na rampie. W ten sposób harmonogram dostaw i wizyt zostaje pod kontrolą, także ruch pojazdów na terenie zakładu.

Reguła: awizacja w buforze nie rezerwuje rampy. Okno czasowe zajmuje dopiero wpis zatwierdzony, więc przewoźnik nie powinien wyjeżdżać na podstawie wpisu, który czeka na akceptację.

Zgodnie z zasadami lokacji palet system przypisuje je do domyślnych regałów ustalonych dla kontrahenta albo szuka najbliższych wolnych miejsc. Magazyn dostaje paletę już z propozycją miejsca. Planowanie rampy opisuje strona o awizacji dostaw.

Praca wielostanowiskowa i integracja z AS/RS

W większości magazynów współpracuje wiele stanowisk połączonych siecią komputerową. Studio WMS.net pozwala na pracę wielostanowiskową i przetwarza dane w czasie rzeczywistym zarówno w sieci lokalnej, jak i przez Internet. Wynik zapisany na jednym stanowisku jest od razu widoczny na pozostałych.

W obiektach z automatycznym składowaniem i pobieraniem system integruje się z AS/RS. Układnica wykonuje polecenie przeniesienia, a WMS zapisuje wynik i utrzymuje stan lokalizacji. Opis takiego obiektu jest na stronie o automatycznym magazynie wysokiego składowania.

Użytkownik może też dostosować wyświetlanie pustych komórek i błędów oraz ukryć puste wiersze, co poprawia czytelność długich raportów stanów. Obowiązki pracodawców w zakresie bezpieczeństwa określa rozporządzenie o ogólnych przepisach BHP, dostępne w systemie ISAP. Stanowiska mobilne opisuje strona o WMS na Androida, a inwentaryzację strona o inwentaryzacji.

Ogólne zasady prowadzenia obiektu przedstawiają strony o zarządzaniu magazynem wysokiego składowania i o oprogramowaniu do zarządzania magazynem, a model dostępu przez przeglądarkę strona o programie magazynowym online.

Pytania i odpowiedzi o gospodarkę magazynową

Glosariusz pojęć związanych z gospodarką magazynową

Gospodarka magazynowa

Ogół czynności związanych z przyjmowaniem i wydawaniem materiałów oraz z ich ewidencją.

Dowód obrotu

Dokument potwierdzający przyjęcie albo wydanie towaru, stanowiący podstawę zapisu w ewidencji.

Ewidencja materiałowa

Szczegółowy zapis ilości i wartości materiałów, prowadzony z dokładnością do miejsca składowania.

Zapas zbędny

Zapas, na który nie ma już popytu, więc jego przechowywanie generuje wyłącznie koszt.

Stan ujemny

Wartość poniżej zera w ewidencji, wskazująca wydanie bez udokumentowanego przyjęcia albo błąd ilości.

AS/RS

System automatycznego składowania i pobierania, w którym układnice wykonują polecenia przeniesienia palet.

Awizacja w buforze

Zapowiedź dostawy oczekująca na zatwierdzenie, która jeszcze nie rezerwuje okna na rampie.

Funkcja okna

Funkcja T-SQL z klauzulą OVER, która liczy wynik na zbiorze wierszy bez grupowania, na przykład sumę narastającą.

Warto przeczytać