Dokumenty magazynowe w systemie WMS

W systemie WMS dokument pełni dwie role naraz. Dla człowieka jest potwierdzeniem operacji, a dla bazy danych zapisem zdarzenia, z którego wynika stan magazynu. Studio WMS.net generuje dokumenty na podstawie skanów, więc ewidencja nie zależy od ręcznego wprowadzania danych.

Dokument jako zapis zdarzenia

Stan magazynowy nie jest liczbą wpisaną z ręki. Wynika z sumy zatwierdzonych przyjęć i wydań, a przesunięcia zmieniają tylko adres towaru. Wystarczy więc zapis ruchów, by się dało odtworzyć stan na dowolny dzień i wskazać dokument, który go zmienił. Rodzaje i obieg dokumentów opisuje strona o dokumentach magazynowych - rodzajach i obiegu.

Pozycje dokumentu niosą dane potrzebne do identyfikowalności. Operator wybiera asortyment po indeksie albo kodzie kreskowym, a lokalizację po kodzie miejsca składowania. Tabela pozycji pokazuje potem kolumny opisane niżej.

Przykładowy dokument PZ powiązano ze zleceniem ZPZ. Pozycja zawiera asortyment w ilości dziesięciu sztuk oraz numer palety. Lokalizacja A.01.4 oznacza rząd A i kolumnę 01 na poziomie 4. Powiązanie z zleceniem daje pełną identyfikowalność przesyłki od planu do odłożenia.

Powiązania między dokumentami

Dokumenty nie występują osobno. Jeden generuje następny, a system przenosi między nimi dane, więc operator nie przepisuje pozycji. Powiązania tworzą łańcuch, w którym każde ogniwo ma własne potwierdzenie.

Przepływ ma znaczenie przy kontroli. Jeśli dokument wynikowy nie ma źródła, zazwyczaj powstał poza procedurą i warto go przejrzeć. Odwrotnie, źródło bez wyniku oznacza zlecenie, które wisi bez realizacji. Kierownik może regularnie przeglądać listę takich zleceń. Starsze niż uzgodniony termin wymagają decyzji: realizacji albo anulowania. Kontrola nie wymaga osobnego raportu, bo statusy są widoczne na liście dokumentów.

Bufor i zatwierdzenie dokumentu

Formularz dokumentu ma przyciski Zapisz i Bufor oraz osobny przycisk Usuń. W modelu dokumentowym bufor jest etapem roboczym, a stan magazynowy zmienia dopiero dokument zatwierdzony. Taki podział chroni przed skutkami niedokończonej pracy.

Uprawnienia ograniczają widoczność dokumentów. Pracownicy z grupy użytkowników MAGAZYN widzą w rejestrze WZ tylko dokumenty bufora do realizacji oraz te w trakcie realizacji. Pozostałe dokumenty pozostają poza ich widokiem. Zasady ról opisuje strona o rolach i użytkownikach w systemie WMS.

Reguła: zatwierdzonego dokumentu nie edytuje się, tylko koryguje kolejnym dokumentem. Zapis, który mógł wpłynąć na stan, musi pozostać w historii razem z korektą.

Ochrona zatwierdzonych dokumentów w bazie

Zasadę niezmienności warto wymusić w bazie danych, a nie tylko w interfejsie. Aplikacja może mieć błąd, a zapytanie wykonane z zewnątrz ominie jej kontrolę. Wyzwalacz AFTER UPDATE odrzuca zmianę nagłówka dokumentu, jeśli wcześniej miał status zatwierdzony. Poniższy przykład jest ilustracyjny i nie przedstawia kodu produktu.

CREATE TRIGGER dbo.trg_Dokumenty_BlokadaEdycji
ON dbo.Dokumenty
AFTER UPDATE
AS
BEGIN
    SET NOCOUNT ON;
    IF EXISTS (SELECT 1
               FROM deleted AS d
               JOIN inserted AS i ON i.DokumentId = d.DokumentId
               WHERE d.Status = 'ZATWIERDZONY'
                 AND (i.KontrahentId <> d.KontrahentId
                      OR i.DataDokumentu <> d.DataDokumentu))
    BEGIN
        ROLLBACK TRANSACTION;
        THROW 50002, 'Dokument zatwierdzony nie podlega edycji. Wystaw dokument korygujący.', 1;
    END
END;

Wyzwalacz widzi dwie wirtualne tabele: deleted z wartościami sprzed zmiany i inserted z wartościami po zmianie. Porównanie ich po kluczu wykrywa próbę edycji pól nagłówka. Wyzwalacz działa w transakcji instrukcji UPDATE, więc ROLLBACK cofa także zmianę, która go uruchomiła. Składnię opisuje dokumentacja CREATE TRIGGER.

• Klucz obcy. Pozycje odwołują się do nagłówka, więc nie powstanie pozycja bez dokumentu. Mechanizm opisuje dokumentacja kluczy obcych.
• Wyzwalacz. Blokuje zmianę zatwierdzonego nagłówka niezależnie od tego, kto wykonuje zapytanie.

Identyfikowalność partii i palet

Dokument przyjęcia wiąże towar z partią i numerem palety. Termin ważności dopełnia opis. Dziennik rejestracji partii zestawia te dane z numerem GTIN i datą produkcji. Dodaje przyjętą ilość oraz numer dokumentu. Okres zestawienia można zmieniać, a całość wyeksportować do arkusza.

Takie zestawienie odpowiada na pytanie, które partie danego towaru weszły na stan i jakim dokumentem. Przy wycofaniu wadliwej partii z obrotu to punkt wyjścia: z dokumentu przyjęcia schodzi się do wydań z tej partii i do klientów, którzy ją odebrali.

Wyszukiwanie i historia zmian

W archiwum dokumentów liczy się szybki dostęp. Wyszukiwarka obejmuje wszystkie typy dokumentów, od zleceń po palety MIX. Operator wskazuje kryteria, a system zwraca listę z możliwością otwarcia dokumentu lub podglądu historii zmian.

Historia zmian pokazuje, jak dokument zmieniał się w czasie. W sporze z kontrahentem to ważny zapis, bo odtwarza stan z chwili wydania. Zestawienia dokumentów można wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego, co przydaje się działowi zakupów przy analizie wolumenów dostaw. Gotowy raport stanów generuje raport stanów magazynowych.

Dokumenty w magazynie wysokiego składowania

W obiektach wielopoziomowych szczególną rolę ma dokument ZL. Rejestruje zmianę lokalizacji, czyli przeniesienie palety z jednego miejsca na inne, na przykład z regału na wyższym poziomie do strefy przyrampowej. Bez tego zapisu paleta stoi w innym miejscu, niż wskazuje ewidencja, a operator szuka jej po całej hali.

Dokumenty ZL i PZ współpracują z kodami lokalizacji na regałach. Skan kodu potwierdza adres, a dokument zapisuje go na stałe. Układ gniazd opisuje strona o miejscach składowania. Nośność i wysokość poziomu wpływają na wybór lokalizacji docelowej.

Ostrzeżenie techniczne: dokument ZL nie powinien powstawać po fizycznym przeniesieniu palety, lecz razem z nim. Różnica kilku godzin między ruchem a zapisem wystarczy, by kompletacja skierowała operatora do pustego gniazda.

Dokumenty w rozliczeniach i raportach

Dokumenty są źródłem danych do rozliczeń. Zestawienie przyjęć PZB pokazuje liczbę pozycji i jednostek dla wybranego okresu. Rozliczanie kosztów przelicza operacje według cennika, który zawiera stawki za przyjęcie i wydanie jednostki oraz opłatę za dobę składowania.

Raporty powstają w serwerze raportów na bazie tych samych tabel co dokumenty, więc liczby w zestawieniu zgadzają się z liczbami na ekranie. Zasady budowy raportów opisuje strona o raportowaniu w SQL Server Reporting Services. Raport kosztowy można przekazać do ERP, aby wystawić fakturę za usługi magazynowe.

Ścisła kontrola dostępu chroni dane dokumentów. Każdy użytkownik widzi tylko te, do których ma uprawnienia, a zmiany zostają w historii. Takie podejście ułatwia audyt i spełnienie wymogów dotyczących dokumentacji magazynowej. Audytor otrzymuje dostęp tylko do odczytu, a dokumentów nie zmieni nawet przez pomyłkę.

Dokumenty a ERP i kontrahenci

Dokumenty magazynowe łączą halę z resztą firmy. Zamówienie sprzedaży z ERP powoduje wygenerowanie zlecenia wydania, a po realizacji do systemu księgowego wraca informacja o stanach. System aktualizuje dokumenty na podstawie danych z ERP i innych źródeł, więc zapisy w obu systemach pozostają spójne.

Kontrahent może rejestrować własne awiza i zlecenia przez moduł internetowy. Dane kontrahenta zapisują się wtedy automatycznie, a magazyn dostaje gotowe zlecenie do realizacji. Rozwiązanie opisuje strona o module internetowym dla kontrahentów, a warianty łączenia z ERP strona o integracji z SAP.

Wydruki dokumentów i etykiet projektuje się w narzędziu raportowym, więc firma dostosowuje układ do własnych wymagań bez zmiany systemu. Opisuje to artykuł o Microsoft Report Builder w Studio WMS.net. Układ wydruku nie wpływa na dane dokumentu, ponieważ zmienia się tylko jego prezentacja.

Reguła: raport pochodzi z dokumentów, a nie odwrotnie. Rozbieżność między raportem a ekranem oznacza błąd w zapytaniu raportowym, a nie w zapisach magazynowych.

Stan zapasów, który wynika z dokumentów, można przeglądać osobno. Opisuje go strona o stanach magazynowych, a pola towaru z kartotek strona o kartotekach magazynowych. Terminy ważności i partie omawia artykuł o partiach produkcyjnych i datach ważności.

Pytania i odpowiedzi o dokumenty magazynowe w WMS

Glosariusz pojęć związanych z dokumentami w systemie WMS

Dokument magazynowy

Zapis zdarzenia w magazynie, który potwierdza operację i zmienia stan po zatwierdzeniu.

Bufor

Etap roboczy dokumentu, zapisanego w systemie, ale jeszcze niezatwierdzonego i niezamykającego operacji.

Zatwierdzenie dokumentu

Czynność wprowadzająca dokument do obiegu, po której zmienia się stan magazynowy.

Identyfikowalność

Możliwość odtworzenia drogi towaru po numerze partii, palety i dokumentach ruchu.

Wyzwalacz

Procedura bazy danych uruchamiana automatycznie po zmianie danych w tabeli, na przykład AFTER UPDATE.

Klucz obcy

Ograniczenie wiążące kolumnę pozycji z kluczem nagłówka, które uniemożliwia powstanie pozycji bez dokumentu.

Tabele inserted i deleted

Wirtualne tabele wyzwalacza z wierszami po zmianie i przed zmianą.

Grupa użytkowników MAGAZYN

Grupa uprawnień, której członkowie widzą tylko dokumenty WZ w buforze i w trakcie realizacji.

Warto przeczytać