Obrót w magazynie wysokiego składowania rejestrowany jest w powiązaniu z kartotekami magazynowymi, które stanowią bardzo rolę w całym systemie ewidencji magazynowej.
Kartoteki magazynowe służą do gromadzenia i przetwarzania informacji na temat ilości, lokalizacji i historii ruchu towarów w magazynie. W kontekście 3PL, kartoteki magazynowe są szczególnie ważne, ponieważ firma ta musi śledzić ruch towarów nie tylko dla jednego, ale dla wielu klientów.
W kartotekach magazynowych powinny znajdować się informacje takie jak:
- Numer partii towaru
- Data przyjęcia towaru do magazynu
- Data wysyłki towaru z magazynu
- Ilość towaru na stanie
- Lokalizacja towaru w magazynie
- Numer palety, na której znajduje się towar
- Numer zamówienia klienta
Kartoteki magazynowe powinny być aktualizowane na bieżąco, aby umożliwić szybkie i skuteczne przeszukiwanie danych. Warto zainwestować w system informatyczny wspierający zarządzanie magazynem, który umożliwi automatyczne aktualizowanie kartotek magazynowych na podstawie informacji otrzymywanych z systemów informatycznych klientów.
Obrót towarowy w magazynie rejestrowany jest zawsze w powiązaniu z kartotekami asortymentowymi, które stanowią bardzo rolę w całym systemie ewidencji magazynowej.
W kartotece asortymentowej aktywne są funkcje: dopisania, edycji, podglądu oraz zestawienie obrotów dla kartoteki. Polecenie HOME umożliwia powrót do strony głównej – pulpitu nawigacyjnego. Opisane funkcje uruchamiane są przez przyciski umieszczone w pasku poleceń lub przez wybór polecenia z listy zdań wyświetlanych przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na wybranej kartotece.
Podgląd szczegóły
Utworzona kartoteka magazynowa posiada opis szeregu cech, których podgląd można wyświetlić w oddzielnym oknie. Zebrane dane prezentują nie tylko dane ewidencyjne danej kartoteki towarowej, ale także informacje o aktualnych stanach magazynowych wg miejsc składowania, oraz syntetyczne zestawienie obrotów wg typów dokumentów w poszczególnych miesiącach.
Zakładanie kartoteki – DOPISANIE
Funkcja dopisania uruchamiana jest przez użycie polecenia DOPISZ. W oknie dopisania kartotek zapisywane są informacje. W sekcji MAGAZYN wyświetlane są nazwy magazynów zdefiniowanych w skorowidzu magazynów. Domyślnie zaznaczony jest pierwszy skorowidz z listy magazynów. Pola obowiązkowe przy dopisaniu kartoteki to INDEKS i NAZWA. Przy próbie zapisania kartoteki bez zapisanych informacji w polach, Operacja zapisana zostaje zablokowana a przy polach zostaje wyświetlony znak * oznaczający wymagalność pola. Pole JEDNOSTKA obsługiwane jest przez skorowidz jednostek miar. Lista pozycji skorowidza wyświetlana jest przez użycie przycisku listy rozwijanej. Kartoteka sortymentowa zapisywana jest przez potwierdzenie polecenia ZAPISZ. Po zapisaniu kartoteki wyświetlony zostaje komunikat informujący.
Modyfikacja – edycja danych
Dane kartotek asortymentowych mogą być modyfikowane w trybie modyfikacji tabelarycznej lub przez użycie funkcji EDYCJA. Modyfikacja tabelaryczna polega na edytowaniu wybranego pola przez podwójne kliknięcie, zapisaniu zmiany w polu i zapisaniu modyfikacji przez kombinację klawiszy lub kliknięcie na dowolny pole w innym wierszu niż modyfikowany. Modyfikacja w trybie edycji wymaga użycia polecenia EDYCJA. W wyświetlonym formularzu kartoteki wprowadzane są zmiany w wybranych polach. Wprowadzone zmiany należy zapisać przez użycie polecenia ZAPISZ. O wykonaniu Operacji informuje wyświetlony komunikat. Okno formularza kartoteki należy zamknąć przez przycisk. W kartotece asortymentowej nie są modyfikowane pola INDEKS i ILOŚĆ
Załączniki
Każda kartoteka asortymentowa może mieć dołączone dowolne pliki w postaci załączników, dzięki czemu można przechowywać dokumentację stowarzyszoną z danym artykułem. Mogą to być certyfikaty, opisy szczegółowe w formacie PDF, filmy z prezentacjami czy muzyka.
Historia obrotów
Każdy zapis dokumentu magazynowego skutkuje automatycznie powstaniem zapisu historii obrotów danej kartoteki asortymentowej. Z poziomu kartoteki można prześledzić historię zapisów związaną z obrotami. Dane prezentowane są za pomocą standardowej tabeli, pogrupowane wg miesiąca wystawienia dokumentu magazynowego. Użytkownik może przeglądać dane, dowolnie je sortować i filtrować oraz eksportować np. do excela.
Zdjęcia
Do każdej kartoteki towarowej można przypisać w postaci załączonych plików graficznych w formacie JPG – zdjęcia. Ilość załączonych zdjęć do każdej kartoteki jest dowolna, przy czym wgrywając zdjęcia program tworzy automatycznie miniaturę o wymiarach 200×100. Dołączając dokumentację fotograficzną należy pamiętać, że optymalna wielkość wgrywanych zdjęć to rozmiar plików do 1 Mb.
Kartoteki magazynowe w firmie branży 3PL
Kartoteki magazynowe w firmie branży 3PL to jedno z najważniejszych narzędzi, które pomaga w efektywnym zarządzaniu magazynem oraz w realizacji zleceń logistycznych. W firmach 3PL, czyli specjalizujących się w outsourcingu logistyki, w których magazynowanie to jeden z podstawowych obszarów działalności, kartoteki magazynowe odgrywają kluczową rolę.
Kartoteki magazynowe to systematycznie prowadzone dokumenty, w których odnotowywane są informacje o każdej pozycji znajdującej się w magazynie. W takiej kartotece powinny znaleźć się informacje dotyczące m.in.:
- nazwy produktu,
- numeru seryjnego lub kodu kreskowego,
- ilości sztuk,
- daty przyjęcia do magazynu,
- daty wydania z magazynu,
- miejsca składowania,
- dostawcy,
- ceny jednostkowej,
- numeru zamówienia.
Kartoteki magazynowe pozwalają na bieżąco monitorować stan magazynowy oraz kontrolować ruch towarów. Dzięki temu można szybko reagować na ewentualne braki w magazynie lub nadmiar towarów. Ponadto, kartoteki magazynowe ułatwiają zarządzanie zamówieniami i ich realizacją, a także pozwalają na szybkie sporządzanie raportów i dokumentów magazynowych.
W firmach 3PL, gdzie magazynowanie to jedno z podstawowych obszarów działalności, kartoteki magazynowe są szczególnie ważne, ponieważ umożliwiają ścisłe śledzenie ruchu towarów i szybkie reagowanie na potrzeby klientów. Dzięki kartotekom magazynowym pracownicy magazynu mogą szybko i sprawnie realizować zlecenia i zapewnić klientom wysoką jakość usług logistycznych.