Wybór między chmurą a serwerem we własnej serwerowni nie zmienia funkcji magazynowych. Zmienia się podział obowiązków: dostawca albo klient utrzymuje bazę danych i instaluje poprawki, a umowa wskazuje, kto odpowiada za kopię zapasową. Strona porównuje oba modele na przykładzie Studio WMS.net i wskazuje zapisy umowy, które decydują o ryzyku.
Spis treści
- SaaS i system lokalny - podział odpowiedzialności
- Koszt w okresie umowy
- Gdzie leżą dane i jak wygląda kopia zapasowa
- Dostępność usługi i zapis SLA
- Przejście z instalacji lokalnej do chmury
- Opóźnienie łącza i praca terminala
- Dane osobowe i umowa z dostawcą
- Sezonowość i liczba użytkowników
- Awizacje i integracja z ERP przez Internet
- Pytania i odpowiedzi o program magazynowy w chmurze
- Glosariusz pojęć związanych z WMS w chmurze
SaaS i system lokalny - podział odpowiedzialności
W modelu SaaS dostawca prowadzi serwery oraz bazę MS SQL Server wraz z aplikacją. Klient dostaje adres i konta użytkowników, a płaci abonament. W instalacji lokalnej ten sam program działa na sprzęcie firmy, więc administrator klienta odpowiada za dostępność i zasilanie, a także za aktualizacje.
| Obszar | SaaS | Instalacja lokalna | Kto odpowiada |
|---|---|---|---|
| Serwer i baza danych | infrastruktura dostawcy | serwer w obiekcie klienta | dostawca albo dział IT klienta |
| Aktualizacje programu | wdrażane centralnie | uzgadniane z klientem i instalowane lokalnie | dostawca, w drugim wariancie wspólnie |
| Rozliczenie | abonament, koszt operacyjny | zakup sprzętu i licencji, koszt inwestycyjny | dział finansowy klienta |
| Praca bez Internetu | niemożliwa, wymaga łącza | możliwa w sieci lokalnej | dział IT klienta |
| Kopie zapasowe | harmonogram dostawcy | harmonogram administratora | zapis w umowie |
| Dostęp zdalny | przeglądarka z dowolnego miejsca | VPN albo wystawienie serwera do Internetu | dział IT klienta |
Instalacja lokalna wymaga licencji bazy danych, więc do kosztu dochodzi wybór edycji SQL Server. Różnice między edycjami opisuje dokumentacja edycji i składników SQL Server. W abonamencie ten koszt wchodzi do ceny usługi.
Reguła: porównuje się koszt w całym okresie umowy, a nie cenę pierwszego miesiąca. Abonament i serwer płacą za różne rzeczy, więc zestawienie ma objąć administrację i licencje bazy, a po kilku latach także wymianę sprzętu.
Koszt w okresie umowy
Instalacja lokalna jest wydatkiem inwestycyjnym, a abonament kosztem operacyjnym. Dla działu finansowego to różnica księgowa, ale dla magazynu liczy się inna strona sprawy. Serwer kupiony na szczyt sezonu stoi w pozostałych miesiącach, a abonament można dopasować do liczby aktywnych kont.
Pełny koszt zależy też od danych, które system zbiera o usługach magazynowych. Marżę netto w logistyce opisuje osobna strona o kalkulacji marży netto. Pozycje kosztowe instalacji lokalnej łatwo pominąć przy pierwszej wycenie.
- Sprzęt serwerowy. Serwer aplikacji i serwer bazy danych z zapasem na kilka lat wzrostu.
- Licencje. System operacyjny i edycja bazy danych dobrane do liczby użytkowników.
- Administracja. Czas administratora na poprawki i monitoring, a także dyżur przy awarii.
- Kopie i zasilanie. Nośniki poza obiektem oraz podtrzymanie zasilania serwera.
Gdzie leżą dane i jak wygląda kopia zapasowa
Studio WMS.net działa w modelu SaaS na serwerach Data Center w Poznaniu. Wariant prywatnej chmury opiera się na rozwiązaniach Microsoft i VMware, a szersze omówienie hostingu zawiera strona o magazynie w chmurze. Lokalizacja serwerowni ma znaczenie przy pytaniu o dane osobowe, bo wskazuje, gdzie fizycznie są przetwarzane.
Kopia zapasowa bazy nie chroni, jeśli leży na tym samym dysku co baza. Kopie powinny trafiać do osobnej lokalizacji, a umowa wskazuje, kto sprawdza możliwość ich odtworzenia. Dwa parametry opisują ochronę w liczbach. RPO to dopuszczalna utrata danych, a RTO to dopuszczalny czas odtworzenia usługi.
W bazie SQL Server RPO wynika z częstotliwości kopii dziennika transakcji. Przy kopii co 15 minut po awarii traci się najwyżej około 15 minut zapisów. RTO zależy od rozmiaru bazy i szybkości łącza do miejsca przechowywania kopii.
Dostępność usługi i zapis SLA
Umowa SLA podaje dostępność jako procent czasu w miesiącu. Liczba 99 procent brzmi dobrze, ale oznacza kilka godzin przerwy. Poniższe wyliczenia dotyczą miesiąca o długości 30 dni, czyli 43 200 minut.
| Poziom dostępności | Dopuszczalna przerwa w miesiącu | Skutek dla magazynu |
|---|---|---|
| 99,0% | 7 godzin 12 minut | cała zmiana bez możliwości skanowania |
| 99,5% | 3 godziny 36 minut | pół zmiany pracy na papierze |
| 99,9% | około 43 minut | krótka przerwa w kompletacji |
| 99,95% | około 22 minut | przerwa niezauważalna dla większości zleceń |
Do liczby w SLA trzeba dopytać o dwie rzeczy. Pierwsza to okno serwisowe, czyli czas, który nie wlicza się do przerwy. Druga to sposób pomiaru. Dostępność serwera bywa inną wartością niż dostępność aplikacji.
Przejście z instalacji lokalnej do chmury
Migracja zaczyna się od danych, a nie od programu. Kartoteki asortymentu i kontrahentów da się przenieść bez przestoju, ale stany magazynowe wymagają daty odcięcia. Do tej daty obowiązuje stary system, a od niej nowy.
- Inwentarz danych. Lista grup danych, czyli kartotek oraz otwartych dokumentów ze stanami, z właścicielem każdej grupy.
- Import próbny. Przeniesienie kopii danych na środowisko testowe i porównanie sum kontrolnych stanów.
- Praca równoległa. Krótki okres, w którym dokumenty wpisuje się w obu systemach i porównuje wynik.
- Przełączenie. Inwentaryzacja w dniu odcięcia i start pracy wyłącznie w nowym środowisku.
Inwentaryzacja w dniu przełączenia daje punkt odniesienia, od którego liczą się wszystkie późniejsze rozbieżności. Przebieg liczenia opisuje strona o inwentaryzacji w magazynie. Bez niej spór o różnicę stanu wraca do pytania, który system miał rację w dniu przejścia.
Opóźnienie łącza i praca terminala
W chmurze każdy skan przechodzi przez sieć do serwera i wraca z potwierdzeniem. Opóźnienie łącza dodaje się do czasu każdej operacji, więc przy tysiącach skanów na zmianę nawet ułamek sekundy ma znaczenie. Pomiar opóźnienia wykonuje się na hali, a nie w biurze.
Test obejmuje najdalszą alejkę i najwyższy poziom regału, bo tam sygnał jest najsłabszy. Operator wykonuje serię skanów, a administrator porównuje czas odpowiedzi z wartością z biura. Duża różnica oznacza problem z zasięgiem punktu dostępowego, a nie z serwerem dostawcy.
Dane osobowe i umowa z dostawcą
Dane pracowników i kontrahentów w WMS podlegają RODO. Umowa powierzenia przetwarzania danych, nazywana DPA, określa cel przetwarzania. Wskazuje też podwykonawców. Klient powinien też znać procedurę zgłaszania naruszeń bezpieczeństwa, bo termin na reakcję biegnie od chwili wykrycia.
Przy wyjściu z umowy liczy się możliwość eksportu własnych danych w czytelnym formacie. Klient jako właściciel towaru i danych powinien dostać kopię bazy albo zestawienia dokumentów, a nie tylko dostęp do raportów. Dostęp użytkowników do danych reguluje logowanie i autoryzacja, więc zapisy umowy dotyczą też tego, kto po stronie dostawcy ma wgląd w bazę.
Sezonowość i liczba użytkowników
W magazynie sezonowym liczba pracowników zmienia się kilka razy w roku. Abonament rozliczany od aktywnych kont pozwala dołożyć stanowiska przed szczytem i zdjąć je po jego zakończeniu. Taki model nie wymaga zakupu dodatkowego serwera, ale wymaga uzgodnienia progu użytkowników równoległych.
Operatorzy sezonowi pracują na terminalach Androida, a aplikację mobilną opisuje strona o WMS na Androidzie. Każdy odczyt z czytnika trafia do centralnej bazy, więc kierownik drugiego magazynu widzi go natychmiast.
Analizę danych z wielu odczytów opisuje strona o AI w logistyce. Chmura przenosi obliczenia na serwer dostawcy, więc terminal w hali nie zwalnia przy większej liczbie zapytań.
Awizacje i integracja z ERP przez Internet
Kierowca i przewoźnik korzystają z portalu awizacji, więc po ich stronie nie ma instalacji. Rezerwację okna czasowego opisuje strona o awizacji dostaw. Rampa dostaje plan przyjazdów, a magazyn może przygotować przyjęcie z wyprzedzeniem.
Wymiana danych z ERP przebiega przez Internet, więc łącze między serwerem dostawcy a systemem klienta staje się częścią wdrożenia. Szczegóły opisuje strona o integracji z systemem ERP. Ten sam program może też działać w sieci firmy, co opisuje strona o pracy w sieci lokalnej.
Pytania i odpowiedzi o program magazynowy w chmurze
Bezpieczeństwo zależy od zapisów umowy i od praktyk dostawcy. Sprawdza się szyfrowanie połączenia i zakres uprawnień kont. Sprawdza się też miejsce przechowywania kopii i procedurę po naruszeniu danych. Dla danych osobowych potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania.
Podstawowym kosztem jest abonament za konta użytkowników, który obejmuje hosting i kopie zapasowe, a wsparcie zwykle opisuje umowa. Poza nim mogą wystąpić opłaty za integrację z ERP oraz za szkolenia. Zakup serwera i licencji bazy danych nie występuje.
Tak. Studio WMS.net wymienia dane z systemami ERP, na przykład z SAP przez wywołania funkcji BAPI. Zlecenia wydania wchodzą do WMS, a potwierdzenia wydań wracają do ERP, co kończy się zgodnością stanów w obu systemach.
Tak, bo terminal wysyła każdy skan do serwera od razu. Przy awarii łącza operacje wstrzymują się do jego powrotu. Dlatego warto przewidzieć łącze zapasowe albo wybrać pracę w sieci lokalnej, jeśli hala ma niepewny dostęp do Internetu.
W miesiącu o 30 dniach 99 procent dopuszcza łącznie około 7 godzin i 12 minut przerwy. Poziom 99,9 procent skraca ten czas do około 43 minut. W umowie warto sprawdzić, czy okna serwisowe wlicza się do przerwy.
Glosariusz pojęć związanych z WMS w chmurze
- SaaS
- Model dostarczania oprogramowania jako usługi abonamentowej, w którym dostawca utrzymuje serwery, bazę i aplikację.
- Instalacja lokalna
- Uruchomienie programu na serwerach klienta, z odpowiedzialnością klienta za dostępność i kopie zapasowe.
- CAPEX
- Wydatek inwestycyjny, na przykład zakup serwera i licencji, ujmowany jednorazowo.
- OPEX
- Koszt operacyjny, na przykład miesięczny abonament, ponoszony cyklicznie w okresie korzystania z usługi.
- SLA
- Umowa o poziomie usługi, która określa mierzalne parametry, między innymi dostępność w procentach czasu.
- RPO
- Dopuszczalna utrata danych po awarii, wyrażona w czasie, wynikająca z częstotliwości kopii zapasowych.
- RTO
- Dopuszczalny czas odtworzenia usługi po awarii, od jej wykrycia do powrotu pracy użytkowników.
- DPA
- Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagana przy korzystaniu z usług zewnętrznego dostawcy.