Obsługa magazynu dla firm 3PL - zlecenia, rozliczenia i system WMS

Operator logistyczny nie jest właścicielem towaru, który leży na jego regałach. Każda operacja wykonuje na polecenie zleceniodawcy i musi ją potem rozliczyć z dokładnością do pojedynczej palety. Dlatego obsługa magazynu dla firm 3PL zaczyna się od zlecenia, a kończy na pozycji w rozliczeniu.

Obsługa magazynu na zlecenie a magazyn własny

W magazynie własnym stan zapasów należy do jednej firmy, a ruch towaru wynika z jej planów sprzedaży. Operator 3PL pracuje inaczej. Prowadzi ewidencję wielu kontrahentów jednocześnie i dla każdego odpowiada za stan oraz termin realizacji.

Zakres tej odpowiedzialności zapisuje umowa SLA. System musi więc rozdzielać dane tak, jak rozdziela je umowa: stan i historia ruchów są przypisane do właściciela towaru. Szerszy opis modelu współpracy znajdziesz na stronie o operatorze logistycznym, a definicję usługi w artykule 3PL - co to jest.

Reguła: żadna operacja nie wchodzi do systemu bez wskazanego kontrahenta. Ruch bez właściciela nie ma podstawy rozliczeniowej, a po kilku tygodniach nikt nie odtworzy, czyj towar przesunięto.

Podział danych między kontrahentów

Dwóch klientów może składować podobny asortyment pod własnymi indeksami. Kartoteka i stan są przypisane do kontrahenta, więc zestawienie dla jednego klienta nie zawiera towaru drugiego. Gdy w tej samej alejce stoją palety obu, o przynależności decyduje wpis w systemie, a nie wygląd opakowania.

Raport stanów dla zleceniodawcy powstaje z tych samych danych co zestawienie wewnętrzne operatora, tylko z filtrem na właściciela. Stan na wybrany dzień odtwarza się z historii obrotów, co pomaga przy sporach o różnice. Zasady ewidencji opisuje strona o stanach magazynowych.

Zlecenia i dokumenty w przyjęciu i wydaniu

Zleceniodawca nie dzwoni z poleceniem do magazyniera. Wystawia zlecenie, a magazyn je realizuje. Przy dostawie jest to zlecenie przyjęcia ZPZ, przy wysyłce zlecenie wydania ZWZ z terminem realizacji i wskazanym odbiorcą.

Zlecenie jest odrębnym dokumentem od faktycznej operacji. Przyjęcie na jego podstawie kończy się dokumentem PZ, wydanie dokumentem WZ, a rozbieżność między zleceniem a rzeczywistością widać w jednym miejscu. Przy dostawach nieplanowanych służą dokumenty bezpośrednie, czyli PZB i WZB. Pełny obieg opisuje artykuł o dokumentach magazynowych.

Zlecenie pełni też rolę dowodową. W sporze z klientem pokazuje, czego zleceniodawca oczekiwał, a dokument PZ albo WZ pokazuje, co faktycznie wykonano. Obie wersje zapisane z czasem i operatorem ułatwiają wyjaśnianie reklamacji bez przeszukiwania poczty.

Po stronie operatora zlecenie wyznacza kolejkę pracy. Zadania pojawiają się na terminalach w kolejności wynikającej z terminu i priorytetu, a kierownik zmiany może ją zmienić ręcznie, gdy klient prosi o pilny załadunek. Szczegóły samego wydania opisuje strona o wydaniu z magazynu.

Usługi dodatkowe i rozliczenie z kontrahentem

Rachunek nie kończy się na przyjęciu i składowaniu. Klienci zamawiają też etykietowanie albo pakowanie niestandardowe, a każda taka czynność ma własną stawkę. System zapisuje ją jako zdarzenie z kontrahentem i ilością, więc faktura nie opiera się na ręcznych zestawieniach.

Usługa dodatkowa dotyczy zwykle konkretnej partii. Kontrola jakości przy przyjęciu może zablokować partię do czasu decyzji klienta, a etykietowanie przed wysyłką jest zadaniem na terminalu, które operator potwierdza skanem. Ewidencję partii i terminów ważności opisuje strona o partiach i datach ważności.

Podstawę rozliczenia i cennik ustala umowa z klientem, a system tylko je stosuje. W Studio WMS.net zestawienie stawek i zleceń znajduje się w sekcji Magazyn, w widoku rozliczania kosztów.

Zestawienie zdarzeń rozliczeniowych w T-SQL

Poniższe zapytanie jest ilustracyjne i nie pokazuje kodu produktu. Sumuje zdarzenia usług z wybranego okresu osobno dla każdego kontrahenta. Zakres dat ma postać przedziału, który nie obejmuje górnej granicy, dzięki czemu operacje z ostatniej doby okresu nie giną przy kolumnach z czasem.

SELECT KontrahentId,
       SUM(CASE WHEN TypUslugi = 'PALETODOBA' THEN Ilosc ELSE 0 END) AS PaletoDoby,
       SUM(CASE WHEN TypUslugi = 'LINIA_KOMPLETACJI' THEN Ilosc ELSE 0 END) AS LinieKompletacji
FROM dbo.ZdarzeniaRozliczeniowe
WHERE DataZdarzenia >= @OdDnia AND DataZdarzenia < @DoDnia
GROUP BY KontrahentId;

Operator patrzy na wynik z drugiej strony niż klient. Dla niego liczy się, ile kosztowała obsługa i czy stawka pokrywa pracę. Różnicę między ceną usługi a pełnym kosztem operacyjnym pokazuje schemat poniżej.

Cross-docking i spis cykliczny przy wielu klientach

Część dostaw nie trafia na regał. Przy cross-dockingu towar z przyjęcia jest od razu przeznaczony do wydania, więc zajmuje strefę przejściową i nie wymaga odłożenia na lokalizację składową. W Studio WMS.net takie dokumenty mają własną listę z filtrami statusu i daty.

Operator skraca czas pobytu towaru w obiekcie, a klient czas od dostawy do odbiorcy. Rozliczenie takiej obsługi zwykle nie obejmuje składowania, bo w zapisie są tylko zdarzenia przyjęcia i wydania.

Spis z natury prowadzi się cyklicznie, bez zatrzymywania hali. Operator liczy wybrane lokalizacje w trakcie pracy i porównuje wynik ze stanem zleceniodawcy. Arkusze inwentaryzacyjne mają datę i status, więc kierownik widzi, które strefy zostały już policzone. Metodę opisuje strona o inwentaryzacji w magazynie.

Rampa, awizacja i bezpieczeństwo ruchu wózków

Pojazd bez awizacji czeka na rampie, a zespół rozładunku nie wie, ile palet przyjmie. W obsłudze wielu klientów taki przestój mnoży się, bo każdy kontrahent ma własny harmonogram dostaw. Okna czasowe i kolejka pojazdów są opisane w artykule o awizacji dostaw.

Wózki i piesi w jednej strefie tworzą osobne ryzyko. Obowiązki pracodawcy w tym zakresie określa rozporządzenie o ogólnych przepisach BHP, a hala 3PL z kilkoma zmianami powinna je mieć w instrukcjach stanowiskowych. Treść aktu jest dostępna w rozporządzeniu o BHP w ISAP.

Praca zmiany na terminalach mobilnych

Operator nie wraca do biurka po kolejne polecenie. Terminal z Androidem pokazuje listę zadań, a każde potwierdzenie wymaga skanu kodu lokalizacji albo towaru. System odrzuca skan niezgodny ze zleceniem, zanim operacja trafi do rozliczenia.

• Kolejka zadań. Zadania przychodzą z serwera według priorytetu zlecenia, więc zmiana kolejności nie wymaga rozdawania wydruków.
• Potwierdzenie skanem. Zdarzenie dostaje czas i operatora w chwili skanu, a nie po wpisaniu danych na koniec zmiany.
• Zakres uprawnień. Menu terminala zależy od roli, więc magazynier nie widzi cennika klienta.
• Praca przy słabym zasięgu. Zasięg sieci w hali sprawdza się przed wdrożeniem, bo każdy martwy punkt w alejce opóźnia zapis operacji.

Terminarz zmian też ma znaczenie. W sekcji Magazyn działają kalendarze pracy z harmonogramem zmian i dni roboczych, więc termin zlecenia można porównać z dniami, w których obiekt faktycznie pracuje. Aplikację i obsługiwane urządzenia opisuje strona o WMS na Androida. Zasady pracy kierownika zmiany, w tym planowanie zasobów, są na stronie o zarządzaniu magazynem, a przyjęcie dostawy opisuje artykuł o przyjęciu do magazynu.

Różnice między obsługą własną a zlecaną

Granica odpowiedzialności przebiega wzdłuż dokumentów. Dokument przyjęcia wyznacza moment, od którego operator odpowiada za towar zgodnie z umową, więc ewentualne uszkodzenia z transportu zapisuje się przed jego zatwierdzeniem, a nie po odłożeniu palety na regał.

Osobny dostęp klienta do własnych stanów i awizacji zmniejsza liczbę telefonów do operatora. Kontrahent widzi tylko swoje dane, a o tym, co może otworzyć, decydują role opisane w module uprawnień. Ogólny przegląd systemu znajdziesz na stronie o systemie WMS.

Pytania i odpowiedzi o obsługę magazynu na zlecenie

Glosariusz pojęć związanych z obsługą magazynu 3PL

3PL

Operator logistyczny, który prowadzi magazyn i dystrybucję w imieniu zleceniodawcy, zwykle dla wielu klientów jednocześnie.

SLA

Umowa o poziomie usług, która określa terminy realizacji, standard jakości i podział odpowiedzialności za szkody towarowe.

Zleceniodawca

Firma będąca właścicielem towaru, która zleca operatorowi jego przyjęcie i wydanie.

ZPZ

Zlecenie przyjęcia do magazynu, na którego podstawie wystawia się dokument PZ po fizycznym przyjęciu towaru.

ZWZ

Zlecenie wydania z magazynu z terminem realizacji i odbiorcą, realizowane dokumentem WZ.

Usługa dodatkowa

Czynność poza podstawowym składowaniem, na przykład etykietowanie albo pakowanie, rozliczana według osobnej stawki.

Awizacja

Zapowiedź dostawy z oknem czasowym, która pozwala przydzielić rampę i personel przed przyjazdem pojazdu.

Portal klienta

Dostęp przez przeglądarkę, w którym kontrahent sprawdza własne stany, historię operacji i awizacje.

Warto przeczytać